Konsep dan Inisialisasi Proyek Sistem Informasi TI/SI

Konsep dan Inisialisasi Proyek Sistem Informasi TI/SI - Perkembangan bisnis dari organisasi dengan tingkat kompetisi yang tinggi dewasa ini telah mendorong internal manajemen perusahaan untuk melakukan evaluasi terhadap pemanfaatan teknologi informasi. Perbaikan secara terus menerus harus dilakukan dengan melihat peluang – peluang dari setiap bagian di dalam organisasi yang membutuhkan peningkatan kinerja.

Proyek adalah suatu aktivitas yang memiliki ciri – ciri :

• Memiliki Tujuan dan definisi yang jelas
• Melibatkan semua lini atau lintas department di dalam perusahaan
• Memiliki aktivitas yang unik dan dibatasi oleh waktu yang bersifat sementara
• Memiliki sponsor atau pendukung yang kuat
• Memiliki sifat ketidakpastian.

Kemajuan teknologi informasi telah merambah dengan cepat ke berbagai negara maju yang sangat merasakan arti pentingnya teknologi informasi dalam menunjang pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Pentingnya teknologi informasi tersebut juga di rasakan terutama di Universitas, Rumah Sakit dan layanan publik yang membutuhkan kecepatan, ketepatan dan keakuratan data sehingga aktivitas dalam pelayanan menjadi lebih mudah dan cepat.

Sistem informasi berasal dari dua kata yang saling berhubungan yaitu antara sistem dan informasi. Sistem adalah suatu kerangka kerja yang sangat terpadu serta mempunyai satu sasaran atau lebih. Informasi berbeda dengan data, data adalah keadaan yang ada dan belum diproses belum lanjut, sedangkan informasi adalah data-data yang telah diproses dan dibentuk sebagaimana mungkin agar lebih bernilai bagi penggunanya. Maka sistem informasi adalah suatu kerangka kerja dimana sumber daya manusia dan teknologi dikoordinasikan untuk mengubah input (data) menjadi output (informasi) guna mencapai sasaran perusahaan.

Interaksi Manusia dan Komputer (IMK) atau Human-Computer Interaction (HCI) adalah disiplin ilmu yang berhubungan dengan perancangan, evaluasi dan implementasi sistem komputer interaktif untuk digunakan oleh manusia, serta studi fenomena-fenomena besar yang berhubungan dengannya. (Definisi oleh ACM SIGCHI).

1. Fokus adalah perancangan dan evaluasi antarmuka pemakai (user interface).
2. Antarmuka pemakai adalah bagian sistem komputer yang memungkinkan manusia berinteraksi dengan komputer.

image source: www-03.ibm.com

baca juga: Pengertian Manajemen Proyek Sistem Informasi

Metodologi dan Layanannya Dalam Proyek SI

1. Rancangan Penelitian

a. Metode Observasi
Dalam sistem informasi dilakukan pendekatan dengan survey untuk mengetahui masalah apa yang bisa dikerjakan sesuai dengan materi ilmu yang dimiliki. Survey ini dilakukan untuk mendapatkan informasi dan data yang berhubungan dengan penyelesaian masalah, selain itu juga untuk mengetahui proses – proses apa yang ada dalam perusahaan tersebut.

b. Metode Wawancara
Metodologi wawancara adalah penelitian yang dilakukan selama melakukan sistem informasi di perusahaan tersebut. Dengan mencatat semua data-data yang kita butuhkan, kemudian kita olah menjadi sebuah informasi yang lebih akurat demi suksesnya program yang dibuat. Dimana dalam mendapatkan data-data diperoleh dari narasumber.

2. Analisis, Perancangan dan Implementasi

a. Analisis
Menganalisa sistem merupakan langkah awal dalam membuat sistem baru. Dalam analisis sistem digunakan metode - metode yang telah dijelaskan pada poin rancangan penelitian di atas, yaitu metode observasi dan metode wawancara.

b. Perancangan
Perancangan sistem merupakan tahap pengembangan setelah analisis sistem dilakukan. Beberapa proses dalam perancangan sistem yaitu pembuatan dokumen flow, sistem flow, Context Diagram, Hierarchy Input Output (HIPO), Data Flow Diagram (DFD), Entity Relational Diagram (ERD), struktur tabel, dan desain input output untuk dibuat aplikasi selanjutnya.

c. Implementasi
Teknologi yang digunakan untuk menjalankan aplikasi Sistem Informasi pada perusahan contoh sebagai berikut:

1. Software Pendukung

• Sistem Operasi Microsoft Windows 7 Ultimate.
• Microsoft Visual Studio 2005 sebagai program editing.
• Microsoft SQL Server 2005 sebagai database.
• Power Designer untuk membuat Context Diagram, HIPPO, DFD dan ERD.
• Microsoft Visio 2007 untuk membuat Dokumen Flow dan System Flow.

2. Hardware Pendukung

• Komputer dengan processor 2GHz atau lebih tinggi
• b. VGA 32MB bit dengan resolusi 1024 x 768 atau lebih tinggi
• Memori RAM 256MB atau lebih tinggi
• Monitor

A. Jadwal Kerja

Identifikasi Fase-fase dan Infrastruktur Dalam Metodologi Proyek SI

Fase dan infrastruktur yang harus diperhatikanm dalam proyek SI :

1.  Studi Kelayakan (Feasibility Study)

• Tindakan yang dilakukan untuk menentukan apakah suatu proyek layak untuk direalisasikan atau tidak.
• Tahap yang menentukan suatu proyek jadi dilaksanakan atau tidak.
• Studi kelayakan terbagi menjadi beberapa aktivitas :
  - Wawancara → mengumpulkan informasi kelayakan proyek
  - Kunjungan ke lokasi (site visit)
  - Pengumpulan Document

a. Wawancara

- Ditujukan pada :

• Pemilik proyek dan sponsor → apa tujuan pembangunan sistem, berapa lama waktu yg diberikan agar dpt diselesaikan dan digunakan.
• Bagian organisasi dan staff yg bekerja langsung pd sistem yg akan dibangun + staff yg tidak berhubungan langsung dengan sistem → ada kendala waktu utk wawancara → delegasikan tugas ini pd anggota tim yg mampu menyusun pertanyaan yg sistematis dan mencatat hasilnya pada dokumen secara terstruktur dan sistematis.

- Pencatatan hasil wawancara → dasar menyusun analisis kebutuhan.

b. Kunjungan ke Lokasi (Site Visit)

• Mengunjungi lokasi tempat berlangsungnya proses bisnis.
• Anggota tim yang ditugaskan → mengamati dan mencatat proses dan sistem kerja yang ada , baik yang manual maupun yang terkomputerisasi, bagaimana fungsi kontrolnya, bagaimana mengantisipasi masalah keamanan dan penanganan masalahnya.
• Sebaiknya ditemani bagian dari stakeholder/anggota tim manajemen pemilik proyek agar mempermudah akses lokasi yg penting.
• Hasil kunjungan → mempunyai gambaran proyek yg akan dibangun bisa tepat guna, sesuai kondisi lapangan, dpt menentukan layak/tidaknya proyek diteruskan.

c. Pengumpulan Dokumen

• Pengumpulan dokumen hasil wawancara dan kunjungan ke lokasi → bahan utk penyusunan hasil kerja.
• Dokumen-dokumen dalam suatu sistem terdiri atas :
  - Formulir Input (Input Forms) : untuk mencatat data-data yg diperlukan dalam melakukan suatu unit proses.
  - Formulir Output (Output Forms) : formulir hasil suatu proses yg nantinya akan diteruskan utk digunakan oleh bagian lain/pihak di luar organisasi perusahaan. → bisa terdiri dari beberapa rangkap → didistribusikan ke berbagai bagian.
  - Laporan : berisi hasil dari semua proses bisnis di perusahaan, bisa dari laporan kpd manajemen dan dewan direksi, laporan data pemeriksaan, laporan manajemen, laporan analisis pengambilan keputusan perusahaan, dll.
• Laporan Hasil Studi Kelayakan ke Stakeholder
  1. Tujuan Studi Kelayakan : dapat memberi gambaran apa yg ingi dicapai setelah dilakukan studi kelayakan.
  2. Latar belakang : penjelasan faktor-faktor yg mendorong perlunya studi kelayakan → masalah-masalah yg hendak diatasi, pengembangan sistem yg lebih baik, dsb.
  3. Solusi yang diajukan : solusi utk mengatasi masalah yg terjadi di latar belakang.
  4. Analisis biaya – manfaat : untuk mengukur efektivitas solusi yg diajukan, menunjukkan apakah biaya yg akan dikeluarkan sepadan dengan solusi yg diharapkan.

2. Analisis Kebutuhan (Requirements Analysis)

• Penyusunan analisis kebutuhan bisa dilakukan :
  - Sesudah studi kelayakan, atau, setelah proposal disetujui dan kontrak disepakati
• Untuk pekerjaan pengembangan sistem yang benar-benar dimulai dari nol. → bisa bermasalah kalau tidak ada kesepakatan sebelumnya tentang proses analisis kebutuhan
• Lebih baik/Idealnya analisis kebutuhan dilakukan dahulu sebelum kontrak, sehingga pada proposal yg diajukan bisa menunjukkan rencana sistem yg lebih detail, estimasi waktu, biaya lebih akurat.
• Requirements
• Requirements dalam proyek : dasar perencanaan proyek untuk menentukan apa saja yang perlu dipersiapkan agar proyek dapat terlaksana dengan baik.
• Fondasi dari aktivitas berikutnya dalam pengembangan sistem dan manajemen proyek → manajer proyek + semua stakeholder harus berkomitmen.

Proses Requirements :

1. Penyusunan requirements (mengumpulkan, menganalisis, spesifikasi dan validasi requirements).
2. Manajemen requirements (melaksanakan requirements sesudah ada kesepakatan.

Menurut standar IEEE (Guide for Developing System Requirements Spesifications), requirements adalah pernyataan tentang :

1. Fungsionalitas sistem (kapabilitas)
2. Dapat divalidasi
3. Harus sesuai dengan sistem yang berjalan
4. Solusi untuk masalah klien
5. Memenuhi kriteria dengan kondisi terukur dan dibatasi oleh constraints.

• Requirements : kebutuhan proyek yg didokumentasikan, dikumpulkan utk mengidentifikasi constraints yg spesifik (scope) dari setiap komponen proyek, berfungsi sebagai dasar utk setiap aktivitas proyek.
• Business Requirements : terdiri atas bisnis proses dari sistem yg akan dibangun, batasan-batasan (constraints) → biaya, sumberdaya, waktu, dsb.
• Stakeholder Requirements : terdiri atas susunan kebutuhan sistem yg akan dibangun utk internal maupun eksternal perusahaan/organisasi.
• End-User Requirements : kebutuhan pengguna sistem → staff yg akan berinteraksi langsung/tdk langsung dengan sistem yg akan dibangun. → menyangkut proses interaksi dg sistemnya, dokumentasi/petunjuk penggunaan dan administrasi pd sistem, antarmuka pengguna sistem, dll.

Jenis-jenis Requirements menurut Sumber Datanya

Software Requirements : menjelaskan kebutuhan pengguna akan fungsionalitas software secara detail dan spesifik. Dokumentasi software requirements : landasan utk tahap desain, pengembangan, implementasi sistem yg akan dibangun.

• Jaminan dua arah antara klien dan tim proyek dalam pengertian terhadap requirements pada saat ada kesepakatan, dan selama tidak ada perubahan apapun.
• SRS hanya berisi requirements fungsional dan non fungsional, TIDAK memberikan usulan desain, kemungkinan solusi masalah teknologi/bisnis klien/informasi lain yang tidak berkaitan dengan pengertian tim proyek terhadap system requirements harapan klien.
• Dokumen SRS berisi pernyataan scr eksplisit mengenai fungsionalitas dan kemampuan yg harus ada pada sistem yg akan dibangun, termasuk batasan-batasan yg dapat ditoleransi oleh sistem tersebut.
• System Requirements Spesifications (SRS) (2)

Menurut standar IEEE, SRS harus menjelaskan 9 hal :

1. Interface
2. Kapabilitas fungsional
3. Tingkat kinerja
4. Struktur data
5. Keamanan
6. Reliability
7. Proteksi privasi
8. Kualitas
9. Batasan-batasan

Perubahan Requirements
Semakin dini koreksi kesalahan, maka dapat mengurangi pemborosan sumberdaya, sehingga kadang sering menjadi kendala dalam requirements karena perlu adanya rework (pengerjaan ulang) di awal proyek.

Perubahan requirements kadang mengikuti keadaan bisnis klien (terutama perusahaan baru/perusahaan yg sedang melakukan rekayasa ulang perusahaannya), sehingga idealnya untuk pengembangan sistem informasi hendaknya dilakukan sesudah proses bisnis ditetapkan. → solusi : dengan metode Agile Development Project.

3.  Project Scope Documents (PSD)

• Hasil analisis kebutuhan (requirements), lalu dituangkan dalam Project Scope Document → pedoman mengawali proyek sebelum proyek benar- benar dimulai dan dibuat sebelum menyusun proposal.
• Project Scope Document : menyatakan ruang lingkup proyek → seberapa luas jangkauan pelaksanaan proyek, sampai mana batas-batasnya.
• PSD membantu manajer proyek dan stakeholder lain (klien) agar dapat memahami apa yang diharapkan dari proyek dan mencegah ekspektasi berlebihan.

Susunan Project Scope Document

PSD terdiri atas :

1. Maksud dan Tujuan Proyek
2. Rencana Kerja
3. Deliverables
4. Batasan-batasan
5. Kesimpulan

4.  Penyusunan Tim
Dilakukan sebelum pelaksanaan proyek, kadang perusahaan tertentu memberikan syarat saat pengajuan proposal untuk sekaligus memberikan nama anggota tim beserta posisi dan kualifikasinya.

Karakteristik Tim Proyek

• Tim proyek dibentuk untuk waktu terbatas selama proyek berlangsung, dan masing-masing punya keahlian dan pengalaman yang berbeda.
• Proses kerjanya belum ditentukan secara definitif sebelum proyek berlangsung.
• Tekanan kerja, tingkat stres lebih tinggi → banyak ketidakpastian.
• Anggota tim kadang bisa merangkap tugas, sehingga tekanan kerja menjadi lebih berat dan kinerja jadi tidak efisien, namun kadang tetap dilakukan jika keahlian orang tersebut sangat diperlukan dalam proyek.

5.  Manajemen Resiko
Bart Jutte memberikan 10 Golden Rules (pedoman) dalam manajemen resiko :

• Jadikan manajemen resiko bagian dari proyek
• Identifikasi resiko sejak awal proyek → melalui people (orang) dan paper (dokumen).
• Komunikasikan resiko-resiko yang ada
• Pertimbangkan ancaman (threats) maupun kesempatan (opportunities)
• Klarifikasi penanggungjawab untuk setiap resiko
• Buat prioritas resiko
• Melakukan analisa resiko
• Buat rencana dan implementasi tanggapan terhadap resiko.
• Dokumentasikan resiko proyek
• Tentukan resiko dan tindakan yang diambil

6. Proposal

Ada beberapa jenis proposal proyek :

• Berdasar permintaan resmi dari klien
• Berdasar permintaan tidak resmi dari klien
• Tanpa ada permintaan dari klien

Struktur Proposal Secara Umum

• Ringkasan eksekutif : apa yang ditawarkan dalam proposal, solusi, serta tujuan yang hendak dicapau.
• Tinjauan dan rincian requirements
• Solusi yang diajukan
• Uraian pekerjaan (dalam setiap fase) + penjelasan batasan dan ruang lingkup pekerjaan yang termasuk dalam proyek.
• Rencana implementasi
• Investasi/biaya (estimasi biaya sampai proyek selesai).

7.  Kontrak atau Surat Perintah Kerja

• Kontrak : pengikatan antara kedua belah pihak (pelaksana dan pemilik proyek), umumnya dibuat secara legal dengan pertimbangan hukum yang jelas dan mengikat kedua belah pihak.
• Kontrak → jika pelaksana proyek adalah pihak di luar perusahaan.
• SPK (Surat Perintah Kerja) → jika pelaksana proyek adalah staf internal perusahaan.

Hal-hal Yang Harus Ada Dalam Kontrak :

• Deskripsi pihak-pihak yang berkepentingan terhadap proyek, yaitu : pemilik proyek dan pelaksana proyek.
• Deskripsi mengenai “deliverable” , misal : penjelasan sistem yang akan dibangun serta jasa apa saja yang menyertainya (instalasi, konfigurasi, pelatihan pengguna, dll).
• Hak dan kewajiban masing-masing pihak yang mengikat selama proyek berlangsung.
• Kesepakatan investasi/biaya yg harus dibayarkan kpn pelaksana proyek.
• Jadwal pelaksanaan yang mengacu pada kewajiban pihak pelaksana proyek.
• Bagian penutup yang berisi nama-nama penanggungjawab untuk masing-masing pihak → manajer proyek, ketua steering committee, penanggungjawab implementasi dari klien, sekretaris tim.

8.  Project Charter

• Penyusunan definisi proyek secara resmi yang akan menjadi pedoman pelaksanaan proyek.
• Project Charter sering juga disebut Terms Of Reference (TOR).

Ada 4 Tahapan Menyusun Project Charter :

1. Definisikan visi proyek, tentukan lingkup proyek dan apa yang menjadi “deliverables” proyek.
2. Definisikan struktur organisasi proyek, deskripsikan klien, tentukan stakeholder yang terlibat, sebutkan pemilik proyek, sponsor proyek, dewan proyek, manajer proyek beserta peran dan tanggungjawab masing-masing, lalu dibuat bagan organisasinya.
3. Penjelasan Implementasi proyek
4. Deskripsikan resiko dan masalah

9.  Project Kick-Off

• Kick-off meeting : pertemuan untuk memberikan informasi pelaksanaan proyek kepada anggota tim.
• Contoh agenda kick-off meeting

Pemahaman Mengenai MOV

Bahasa Pemrograman, PHP, ASP, dBase, Visual Basic, dll. Merupakan software yang khusus digunakan untuk membuat program komputer, apakah itu sistem operasi, program paket dll. Bahasa pemrograman ini biasanya dibagi atas 3 tingkatan, yaitu ;

1. Low Level Language, bahasa pemrograman generasi pertama, bahasa pemrograman jenis ini sangat sulit dimengerti karena instruksinya menggunakan bahasa mesin. Biasanya yang mengerti hanyalah pembuatnya saja.

2. Midle Level Language, merupakan bahasa pemrograman tingkat menengah dimana penggunaan instruksi sudah mendekati bahasa sehari-hari, walaupun begitu masih sulit untuk di mengerti karena banyak menggunakan singkatansingakatan seperti STO artinya simpan (singkatan dari STORE) dan MOV artinya pindah (singkatan dari MOVE).Yang tergolong kedalam bahasa ini adalah Assembler, ForTran (Formula Translator).

3. High Level Language, merupakan bahasa tingkat tinggi yang mempunyai cirri mudah dimengerti, karena menggunakan bahasa sehari-hari, seperti BASIC, dBase, Visual Basic, VB.Net dll.

Pemahaman dan Pembahasan

Bagaimana kontribusi teknologi informasi untuk keberhasilan bisnis pada perusahaan yang dicontohkan dalam kasus? Berikan contoh dari satu perusahaan dan jelaskan bagaimana teknologi informasi diterapkan sehingga terjadi peningkatan kinerja?

Teknologi informasi memiliki peranan yang sangat penting untuk meningkatkan keberhasilan sebuah bisnis. Peranan utama teknologi informasi adalah membuat proses bisnis lebih terintegrasi, lebih cepat, tepat, dan informasi yang dibutuhkan selalu tersedia pada saat dibutuhkan. Perusahaan tanpa teknologi informasi akan jauh tertinggal dari perusahaan lainnya, sehingga sekarang tanpa disadari teknologi informasi sudah melekat di semua lini perusahaan,

Salah satu perusahaan besar telah menunjukkan bagaimana peranan teknologi informasi untuk mengembangkan bisnis mereka, berikut penjelasan singkatnya :

Google salah satu perusahaan ini berbasis di Mountain View, California, dan memiliki karyawan berjumlah 19.604 orang (30 Juni 2008) Filosofi Google meliputi slogan seperti "Don't be evil", dan "Kerja harusnya menantang dan tantangan itu harusnya menyenangkan", menggambarkan budaya perusahaan yang santai. Google didirikan oleh Larry Page dan Sergey Brin ketika mereka masih mahasiswa di Universitas Stanford dan perusahaan ini merupakan perusahaan saham pribadi pada 4 September 1998. Penawaran umum perdananya dimulai pada tanggal 19 Agustus 2004, mengumpulkan dana $1,67 milyar, menjadikannya bernilai $23 milyar. Melalui berbagai jenis pengembangan produk baru, pengambil alihan dan mitra, perusahaan ini telah memperluas bisnis pencarian dan iklan awalnya hingga ke area lainnya, termasuk email berbasis web, pemetaan online, produktivitas perusahaan, dan bertukar video. Google telah membuat layanan dan peralatan untuk lingkungan bisnis dan masyarakat; termasuk aplikasi web, jaringan periklanan dan solusi bagi bisnis (Anonim, 2011).

Google memakai pendekatan “experimentation” dan juga melakukan A/B experiments”, sebanyak 200 – 300 kali per hari. Google dikenal luas karena layanan pencarian webnya, yang mana merupakan sebuah faktor besar dari kesuksesan perusahaan ini. Pada Agustus 2007, Google merupakan mesin pencari di web yang paling sering digunakan dengan pangsa pasar sebanyak 53,6%, kemudian Yahoo! (19,9%) dan Live Search (12,9%). Google memiliki miliaran halaman web, sehingga pengguna dapat mencari informasi yang mereka inginkan, melalui penggunaan kata kunci dan operator. Google juga telah menggunakan teknologi Pencarian Web pada layanan pencarian lainnya, termasuk, Pencarian Gambar, Google News, situs perbandingan harga Google Product Search, arsip Usenet interaktif Google Groups, Google Maps dan lainnya (Anonim, 2011).

Tahun 2004, Google meluncurkan layanan email berbasis web gratisnya, disebut sebagai Gmail. Gmail memiliki fitur teknologi penyaringan spam dan kemampuan untuk menggunakan teknologi Google untuk mencari surel. Layanan ini mendatangkan keuntungan dengan menampilkan iklan dari layanan AdWords yang dimasukkan dalam isi pesan email yang ditampilkan di layar.

Pada awal 2006, perusahaan ini meluncurkan Google Video, yang tidak hanya membolehkan pengguna untuk mencari dan melihat video secara gratis, tetapi juga membolehkan pengguna dan penyebar media menyebarkan isinya, termasuk acara-acara televisi CBS, pertandingan basket NBA, dan video musik. Bulan Agustus 2007, Google mengumumkan bahwa mereka akan menghentikan program penyewaan dan penjualan videonya dan menawarkan pengembalian uang dan kredit Google Checkout bagi pengguna yang telah membeli video untuk sendiri.

Google juga telah membuat beberapa aplikasi desktop, termasuk Google Earth, sebuah program pemetaan interaktif yang disediakan oleh satelit dan fotografi udara yang mencakup keseluruhan planet Bumi. Google Earth dianggap sangat akurat dan lebih mendetail. Beberapa kota besar memiliki gambar jelas yang dapat dibesarkan sedekat-dekatnya untuk melihat kendaraan dan pejalan kaki dengan jelas. Akibatnya, terdapat beberapa alasan mengenai keterlibatan dalam keamanan nasional. Secara spesifik, beberapa negara dan militer beranggapan perangkat lunak ini dapat digunakan untuk melihat dengan kejelasan dekat-jelas lokasi fisik infrastruktur yang rusak, bangunan komersial dan penghunian, pangkalan, agensi pemerintah, dan lainnya. Bagaimanapun, gambar satelit jarang diperbarui, dan semuanya tersedia gratis melalui produk lainnya dan bahkan sumber pemerintah (NASA dan National Geospatial-Intelligence Agency, sebagai contoh). Beberapa orang menilai argumen ini dengan menyatakan bahwa Google Earth mudah diakses juga saat mencari lokasi.

Model Financial dan Model Scoring

Analisa Financial, pertimbangan finansial merupakan hal yang sangat penting dalam pemilihan proyek

Metoda yang umum digunakan :

• Net Present Value (NPV) analysis
• Return on Investment (ROI)
• Payback analysis

Weighted Scoring Model Adalah tool yang dapat memberikan proses yang sistematis dalam memilih proyek berdasarkan beberapa kriteria.

• Identifikasi kriteria yang penting
• Tentukan bobot pada setiap kriteria
• Tentukan score pada tiap kriteria
• Kalikan score terhadap kriteria untuk memperoleh bobot total Makin tinggi bobot total makin baik proyek

Gambar dibawah ini contoh dari weight scoring model

Pemilihan Proyek TI/SI berdasarkan Balance Score Card

Balanced Scorecard didefinisikan sebagai “suatu alat manajemen kinerja (performance manegement tool) yang dapat membantu organisasi untuk menerjemahkan visi dan strategi ke dalam aksi dengan memanfaatkan sekumpulan indikator finansial dan non-finansial yang kesemuanya terjalin dalam suatu hubungan sebab akibat” (Luis dan Biromo, 2007). Menurut Sarno (2009: 28), Balanced Scorecard merupakan kartu skor yang digunakan untuk mengukur kinerja dengan memperhatikan keseimbangan antara faktor keuangan dan non-keuangan baik jangka pendek maupun jangka panjang serta kondisi internal maupun eksternal.

Dari uraian diatas maka, ciri-ciri sistem balance score card, mengandung unsur-unsur sebagai berikut :

1. Merupakan suatu aspek dari strategi perusahaan.
2. Menetapkan ukuran kinerja melalui mekanisme komunikasi antar tingkatan manajemen
3. Mengevaluasi hasil kinerja secara terus menerus guna perbaikan pengukuran kinerja pada kesempatan selanjutnya.

Setiap ukuran dalam balance scorecard menyajikan suatu aspek dari strategi perusahaan, karena dengan sistem ini manajemen dapat menggunakannya untuk berbagai alternatif pengukuran terhadap hal-hal berikut :

1. Faktor-faktor kritis yang menentukan keberhasilan strategi perusahaan
2. Menunjukan hubungan individu / sub bisnis unit dengan yang dihasilkannya, sebagai akibat dari penetapan pengukuran yang telah dikomunikasikannya.
3. Menunjukan bagaimana pengukuran nonfinansial mempengaruhi finansial jangka panjang.
4. Memberikan gambaran luas tentang perusahaan yang sedang berjalan.

Balance scorecard mencoba untuk menciptakan suatu gabungan pengukuran strategis, pengukuran finansial dan nonfinansial serta pengukuran ekstern dan intern

Pengukuran perusahaan dapat dipandang menjadi 4 kategori Perspektif ( Kaplan , 1996), yaitu : Perspektif finansial, Perspektif Langganan, Perspektif internal bisnis, serta Perspektif Pembelajaran dan pertumbuhan. Ke empat perspektif ini saling berhubungan dalam sebab akibat, sebagai cara untuk menterjemahkan strategi kedalam tindakan.

Berikut ini tahapan pelaksanaan balance scorecard (Anthony, 1997) sebagai berikut :

1. Mendefinisikan strategi
2. Mendefinisikan pengukuran
3. Mengintegrasikan pengukuran kedalam sistem manajemen
4. Meninjau ukuran yang ditetapkan dan hasilnya, dengan cara terus menerus.

Mendefinisikan strategi ; Balance scorecard membangun hubungan antara strategi dan tindakan opersional,. Untuk memulai operasional perlu organisasi mendefinisikan balance scorecard sesuai dengan mendefinisikan strategi organisasi, secara eksplisit pada tahap ini bahwa sasaran organisasi telah dikembangkan.

Hubungan sebab-akibat diantar ukuran-ukuran adalah sebagai berikut (Anthony,1997):

PERSPEKTIF	UKURAN
Perpektif innoveasi & pembelajaran	Keahlian manufaktur
Perspektif bisnis intern	Siklus order
Perpektif pelanggan	Survey kepuasan pelanggan
Perspektif finansial	Pertambahan pendapatan dari penjualan

Mendefinisikan pengukuran ;

• Menentukan pengukuran individual yang mendukung strategi perusahaan.
• Mengintegrasikan pengukuran dalam sistem manajemen; mengintegrasikan balance scorecard dengan struktur formal nonformal,
• Budaya kerja, praktik yang ada dan sumber daya manusia.

Meninjau ukuran yang telah ditetapkan dan hasilnya secara terus menerus secara konsisten oleh manajer : ketika balance scorecard sedang berjalan, dan mengevaluasinya dengan cara melalui pertanyaan antara lain sebagai berikut :

• Bagaimana organisasi berjalan , menurut pengukuran ?
• Bagaiman startegi organisasi berubah sejak awal hingga akhir ?
• Bagaiman memelihara pengukuran terhadap strategi yang berubah-ubah ?
• Bagaimana organisasi meningkatkan/ memperbaiki pegukuran.

Berikut ini yang dapat membatasi kegunaan Balance scorecard :

• Hubungan yang kurang baik antara hasil yang terjadi dengan pengukuran nonfinansial yang telah ditetapkan
• Laporan yang tidak fleksibel atas hasil finansial
• Tidak adanya mekanisme untuk usaha kemajuan./ peningkatan
• Pengukuran yang tidak diperbaharui
• Beban pengukuran yang berlebihan
• Kesulitan dalam menentukan pertukaran pekerjaan (trade – off)

Perspektif Proses Bisnis/Internal Balanced Scorecard

Perspektif proses bisnis/internal merupakan salah satu dari empat perspektif yang ada dalam Balanced Scorecard. Fokus dalam perspektif ini adalah proses internal yang seharusnya dilakukan oleh manajemen organisasi, berkaitan dengan penciptaan produk/jasa untuk menarik dan mempertahankan pelanggan sekaligus untuk memberikan peningkatan nilai bagi pemegang saham (Sarno, 2009: 13). Proses tersebut dapat dilakukan melalui evaluasi terhadap apa yang diharapkan pelanggan sesuai dengan kebutuhan bisnisnya pada proses internal organisasi, seperti: kualitas produk/jasa yang dihasilkan, waktu respon maupun pengenalan produk.

Untuk peningkatan proses bisnis/internal, Kaplan dan Norton (1996, dalam Sarno, 2009: 14) membagi proses pokok bisnis/internal menjadi tiga fase:

1. Proses inovasi (Innovation Process)
Terdiri dari dua aktivitas yang saling berkelanjutan yakni identifikasi pasar kemudian diiringi dengan penciptaan usulan produk/jasa. Pada fase ini, organisasi mengidentifikasikan kebutuhan pelanggan masa kini dan masa mendatang serta mengembangkan solusi baru untuk kebutuhan pelanggan tersebut.

2. Proses operasional (Operational Process)
Terdiri dari aktivitas pembuatan dan penyampaian produk/jasa yang menitik beratkan pada efisiensi proses, konsistensi serta ketepatan waktu hingga diterima oleh pelanggan. Pengukuran kinerja pada fase ini dilakukan pada tiga dimensi: waktu, kualitas proses dan biaya proses.

3. Proses pelayanan purna jual (Postsale Service Process)
Fase ini merupakan bagian yang berpengaruh langsung terhadap kepuasan pelanggan. Aktivitas yang dilakukan pada fase ini berupa pemberian layanan kepada pelanggan, seperti: garansi, penyelesaian masalah yang timbul pada pelanggan, reparasi dan lain-lain.

Kaplan dan Norton (1996) memberikan kesimpulan bahwa pengukuran kinerja secara umum dapat dilakukan dengan memperhatikan empat perspektif, yaitu: perspektif keuangan, perspektif pelanggan, perspektif proses bisnis/internal dan perspektif pembelajaran dan pertumbuhan. Keterkaitan satu dengan yang lain dari keempat perspektif tersebut digambarkan dengan cause-effect relationship diagram berikut:

Gambar F.1 Cause-Effect Relationship Diagram
(Sumber: Gaspersz, 2005:62)

Sekian artikel tentang Konsep dan Inisialisasi Proyek Sistem Informasi TI/SI.

Fungsi Balanced Scorecard menurut Sayekti (2007) adalah:

• Sebagai sistem pengukuran kinerja yang melihat organisasi secara keseluruhan melalui empat perspektif.
• Sebagai sistem manajemen strategik yang menyelaraskan antara tujuan jangka pendek dengan strategi tujuan jangka panjang.
• Sebagai sarana komunikasi bagi perusahaan dengan menerjemahkan strategi kedalam tindakan-tindakan yang seharusnya diambil oleh organisasi.