Pengertian Integrasi dan Koordinasi dalam Manajemen Proyek

Pengertian Integrasi dan Koordinasi dalam Manajemen Proyek - Yang dimaksud dengan integrasi dan koordinasi adalah proses yang bertujuan agar komponen-komponen kegiatan proyek (subsistem, bagian kegiatan personil, dan lain-lain) dapat berfungsi sebagai kesatuan yang utuh atau terpadu untuk mencapai tujuan sistem (proyek) secara efektif dan efisien.

Hasil penelitian Peter Moris menunjukkan bahwa fungsi integrasi dan koordinasi diperlukan bila dijumpai keadaan sebagai berikut :

• Sasaran dan tujuan organisasi memerlukan kelompok-kelompok yang berbeda untuk bekerja sama secara erat.
• Bekerja dalam lingkungan yang berubah dengan cepat.
• Pekerjaan bersifat interrelated dan interconnected.
• Teknologi dan metode yang digunakan bermacam-macam.
• Struktur organisasi kompleks dan sering mengalami perubahan.

Proses Integrasi dan Koordinasi (I & K) selama siklus proyek dapat dibedakan menjadi internal dan eksternal:

- Proses Integrasi dan Koordinasi internal berkaitan dengan interaksi komponen kegiatan proyek itu sendiri.

- Proses Integrasi dan Koordinasi eksternal merupakan proses integrasi dan koordinasi antara komponen kegiatan proyek (organisasi perusahaan yang bersangkutan) dengan pihak luar (subkontraktor, rekanan, pemerintah, dan lain-lain), di mana antara satu dengan yang lainnya mempunyai hubungan dan keterkaitan tertentu yang harus berfungsi sebagai kesatuan yang utuh.

image source: www.elegantthemes.com

baca juga: Konsep dan Pengertian Sistem dalam Manajemen Proyek

Proses Integrasi

Berikut ini adalah tindakan-tindakan yang diperlukan agar proses integrasi berlangsung efektif :

1. Menciptakan suasana yang mendukung proses integrasi.

2. Menjalin proses perencanaan à implementasi perencanaan à pengendalian secara ketat dalam berbagai aspek kegiatan dan peserta.

3. Mengelola konflik secara tepat.

4. Memelihara komunikasi yang aktif dengan stake holder.

a. Menciptakan Suasana yang Mendukung

Penciptaan suasana yang mendukung ini terdiri dari serangkaian tindakan, antara lain :

• Mengidentifikasi para peserta/pelaksana dan penjelasan tentang adanya proyek serta garis besar rencana pengelolaannya.
• Mengidentifikasi bidang fungsional dan manager yang akan berperan.
• Menunjuk pimpro sebagai penanggung jawab proyek.
• Menerbitkan project charter yang menjelaskan batas-batas otoritas pimpro dengan manajer fungsional.
• Mengidentifikasi keperluan sumber daya yang diperlukan proyek seperti keuangan, peralatan, personil, dan lain-lain.
• Menyiapkan prosedur koordinasi proyek, yang menjelaskan tata cara kerja sama antara para peserta atau pelaku inti (pemilik, kontraktor, konsultan, vendor, penyandang dana, dan lain-lain). 

b. Menjalin Perencanaan dan Pengendalian Secara Ketat

Salah satu cara efektif agar terbentuk integrasi antara berbagai komponen kegiatan proyek adalah mengusahakan terjalinnya perencanaan dan pengendalian dalam bentuk siklus, perencanaan à implementasi (pelaksanaan dari perencanaan) à pengendalian à koreksi.

Dengan adanya siklus yang menjangkau proyek secara keseluruhan tersebut, komponen kegiatan yang kelihatannya terpecah-pecah, diharapkan dapat menjadi kesatuan yang terpadu.

c. Mengelola Konflik Secara Tepat

Mengelola konflik dalam proyek, berarti mengelola individu atau kelompok yang harus bekerja sama dalam waktu relatif pendek, dengan sasaran yang sekaligus sama dan berbeda.

d. Memelihara Komunikasi dengan Stake Holder

Salah satu sarana integrasi yang penting adalah memelihara komunikasi dengan stake holder proyek, terutama mereka yang sehari-harinya langsung berurusan dengan proyek seperti tim proyek pemilik, kontraktor, subkontraktor, rekanan, manufacturer, dan lain-lain.

Modul Makalah - Lebih jauh, adanya komunikasi terbuka akan dapat meminimalkan terjadinya hal-hal yang berakibat negatif terhadap usaha integral seperti perbedaan persepsi, antagonisme antara pelaku atau organisasi dan sikap melawan perubahan (resistance to change).

Spesialisasi dan Integrasi

Perlunya fungsi integrasi dikemukakan oleh Lawrence dan Lorch bahwa, dengan majunya perkembangan ilmu dan teknologi dan semakin kompleksnya sistem yang dikelola, diperlukan spesialisasi yang semakin mendalam. Dengan sendirinya timbul keperluan akan koordinasi dan integrasi agar para spesialis tidak terpisahkan dan terbenan dalam ”keasyikan” di bidangnya masing-masing.

Dalam pengelolaan proyek yang efektif dituntut terciptanya keseimbangan antara keperluan spesialis dan integrasi tersebut.

1. Interface Management

Definisi interface management menurut R. D. Achibald ( 1979 ) :

"Interface management adalah merencanakan dan mengendalikan interaksi antara berbagai unsure kegiatan dan organisasi para peserta atau stake holder pada waktu dan area tertentu"

Lebih lanjut dijelaskan bahwa interface management tediri dari identifikasi, dokumentasi, penyusunan jadwal, komunikasi dan pengendalian interface unsur kegiatan dan organisasi peserta proyek.

Jenis interface digolongkan menjadi 3 yaitu, personil, organisasi, dan sistem

a. Interface Personil
Dalam proyek terdapat individu atau kelompok yang harus bekerja sama antara satu dengan yang lain. Hal ini selalu menimbulkan potensi untuk timbulnya persoalan karena kepentingan yang sekaligus mengandung unsur kesamaan dan perbedaan.

b. Interface Organisasi
Setiap unit organisasi pelaku proyek, di samping memiliki tujuan bersama, juga mempunyai tujuan sendiri. Misalnya, disamping ingin mensukseskan pelaksanaan proyek, kontraktor juga ingin mendapatkan laba. Pengelolaan interface jenis ini cukup sulit, karena para organisasi pelaku umumnya telah merumuskan tujuannya secara konkret dan memegang teguh tujuan tersebut.

c. Interface Sistem
Interface sistem adalah interface yang berkaitan dengan sistem nonhuman, seperti perangkat keras, fasilitas, instalasi produk, dan lain-lain yang sedang dikerjakan dalam suatu proyek. Ini dapat terdiri dari interface fisik yang terdapat pada komponen-komponen yang saling berhubungan (interconnecting part ).

2. Interface dengan Stake Holder

Secara umum yang dimaksud dengan stake holder proyek adalah individu, kelompok, atau organisasi yang :

• Aktif ikut serta dalam kegiatan proyek.
• Dalam jangka pendek atau panjang akan terkena dampak positif atau negatif dari adanya proyek.
• Memiliki kepentingan hasil proyek.

Beberapa Stake Holder yang penting adalah sebagai berikut :

• Pimpro dan tim inti proyek, yaitu individu dan kelompok yang bertanggung jawab atas pengelolaan proyek.
• Pelanggan atau pemilik, yaitu pihak yang akan memakai atau memiliki produk hasil proyek.
• Sponsor, yaitu pihak yang bertindak sebagai penyandang dana.
• Pelaksana, yaitu perusahaan yang mengerjakan kegiatan proyek, misalnya kontraktor, subkontraktor, dan konsultan.
• Organisasi atau pihak lain seperti pemerintah atau badan berwenang yang keputusannya dapat mempengaruhi proyek.
• Pemerhati lingkungan, yaitu individu ata kelompok yang akan terkena dampak proyek dalam arti positif maupun negatif.

Interface management sangat penting artinya terutama dalam rangka mengintegrasikan kegiatan proyek yang dilakukan oleh bagian organisasi para peserta. 

a. Interface dengan Pemilik Proyek

Bagi pelaksana (peserta) seperti perusahaan kontraktor, interface dengan pemilik harus didasari pemikiran bahwa segala upaya (hendakanya) diusahakan untuk memenuhi keinginan pelanggan (customer). Dalam konteks ini pemilik adalah pelanggan.

Pelaksana harus banyak melakukan konsultasi dengan pemilik dan membicarakan serta membahas berbagai masalah yang berkaitan dengan program implementasi. Di antaranya yang terpenting adalah sebagai berikut :

• Konfirmasi lingkup kerja proyek termasuk jadwal, biaya, dan mutu.
• Organisasi proyek dan pengisian personil inti.
• Prosedur kerja dan koordinasi
• Prosedur keuangan dan pembayaran.
• Komunikasi, termasuk frekuensi dan jenis laporan.
• Inspeksi dan testing.

b. Interface dengan Berbagai Bidang dan Pimpinan Internal Perusahaan

Interface antara pimpro dengan berbagai bidang dan pimpinan internal perusahaan dapat dikelompokkan sebagai berikut :

• Dengan pimpinan, yaitu kepala divisi koordinasi pelaksana proyek-proyek (korpel).
• Dengan kepala atau manajer berbagai bidang fungsional ( engineeiring, pengadaan, personalia, hukum, dan lain-lain).
• Dengan anggota atau kelompok dalam tim inti proyek.

Pimpinan memegang peranan penting yang meliputi :

• Meletakkan dasar tujuan dan sasaran proyek sesuai dengan kepentingan perusahaan secara keseluruhan.
• Menentukan prioritas alokasi sumber daya untuk perusahaan yang sedang menangani multiproyek.
• Memecahkan konflik yang mungkin timbul bilamana pimpro atau para pimpro belum dapat menyelesaikannya.
• Merencanakan pengembangan karir personil proyek.

c. Interface dengan Pemerintah dan Masyarakat

Interface jenis ini dilakukan dengan cara melakukan identifikasi dan analisis peranan serta aspek yang dapat mempengaruhi proyek.

Intensitas interface golongan ini pada umumnya tergantung pada sejumlah faktor seperti ukuran proyek, perilaku masyarakat, peraturan pemerintah, dan lain-lain.

Tingkat Manajerial Organisasi Pelaksana

Tugas dan tanggung jawab pimpro dan tim inti proyek akan lebih mudah dirumuskan apabila disadari bahwa dalam organisasi pelaksana (misalnya, kontraktor) umumnya terdapat lapisan manajerial (management level) yang masing-masing mempunyai fungsi berbeda, yang dapat digambarkan sebagai berikut :

Tingkat I : Manajemen Senior

Manajemen senior mempunyai tugas berurusan dengan masalah-masalah yang berkaitan dengan dunia luar proyek, yaitu menghubungkan masalah proyek dengan masyarakat yang lebih luas seperti pemerintah, pemilik, serta kelompok-kelompok kepentingan dalam masyarakat dan kemudian mengambil keputusan yang bersangkutan dengannya.

Tingkat II : Manajemen Madya
Manajenen madya berfungsi mengadakan koordinasi berbagai kegiatan proyek serta menjabarkan keputusan-keputusan strategis pimpinan perusahaan menjadi perencana operasional.

Tingkat III : Manajemen Teknis

Manajemen teknis berurusan dengan masalah teknis (technical/ tactical matters), terutama melaksanakan kegiatan operasional proyek seperti engineering, konstruksi atau manufaktur, sampai menjadi paket deliverable.

Sekian artikel Modul Makalah tentang Pengertian Integrasi dan Koordinasi dalam Manajemen Proyek

Daftar Pustaka

• Ani Nur, Manajemen Proyek, modul Universitas Mercu Buana 2008