Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

Perencanaan Penilaian Manajemen Krisis dalam Public Relations

Perencanaan Penilaian Krisis dalam Public Relations Menurut Para Ahli - Public Relatios (PR) adalah sebagai jembatan antara perusahaan atau organisasi dengan publiknya, terutama tercapainya mutual understanding (saling pengertian) antara perusahaan dengan publiknya “ (Ardianto,2004: 3). Pengertian lain dari PR adalah fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan baik dan bermanfaat antar organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut. Jadi, PR itu merupakan kedudukan dalam suatu perusahaan atau organisasi sebagai penghubung antar perusahaan atau organisasi dengan publiknya (Cutlip, 2000: 6)

Frank Jefkins memberikan definisi: “Public relations consist of all forms of planned communication, outwards and inwards, between an organization and its public for the purpose of achieving specific objectives concerning mutual understanding”. Public Relations is “a system of communication to create a goodwill”.

Selanjutnya Edward L. Bernays mengatakan :“Public relations has three meanings : (1) information  given to the public ; (2) Persuasion directed to the public to modify attitudes and actions of an institution ; (3)efforts to integrate  attitudes and actions of an institution  (public relations mepunyai tiga arti, yaitu (1) penerangan kepada masyarakat (2) persuasi untuk mengubah sikap dan tingkah laku masyarakat (3) usaha untuk mengintegrasikan sikap dan perbuatan suatu badan dengan sikap perbuatan masyarakat dan sebaliknya.

Perencanaan Penilaian Manajemen Krisis dalam Public Relations_
image source: hkstrategies.ca
baca juga: Pengertian Krisis, Manajemen Krisis, dan Faktor Penyebab Krisis

Dari definisi yang dikemukakan para ahli di atas, dapat dilihat bahwa walaupun berbeda-beda ada beberapa kesamaan pokok pikiran, yakni :
  1. Public relations merupakan suatu kegiatan yang bertujuan memperoleh goodwill, kepercayaan, saling pengertian, dan citra yang baik dari publik, masyarakat.
  2. Sasaran  public relations adalah menciptakan opini publik yang  favourable, menguntungkan semua pihak.
  3. Public relations merupakan unsur yang sangat penting dalam manajmen guna mencapai tujuan yang spesifik dari orgasnisasi/perusahaan.
  4. Public relations adalah suatu usaha untuk menciptakan hubungan yang harmonis antara suatu badan/organisasi dengan masyarakat melalui suatu proses komunikasi timbal balik atau dua arah. Hubungan yang harmonis ini timbul dari adanya mutual understanding, mutual confidence, dan image yang baik.

Menurut H. Fayol beberapa peranan public relations adalah sebagai berikut :

Membangun identitas dan citra perusahaaan (building corporate identity and image)
  1. Menciptakan identitas dan citra perusahaan yang positif.
  2. Mendukung kegiatan komunikasi timbale balik dua arah dengan berbagai pihak.

Menghadapi krisis (facing of crisis)

Menangani keluhan dan menghadapi krisis yang terjadi dengan membentuk manajemen krisis dan public relations recovery of imange yang bertugas memperbaiki lost of image and damage.

Mempromosikan aspek kemasyarakatan (promotion public causes)
  1. Mempromosikan hal-hal yang menyangkut kepentingan publik.
  2. Mendukung kegiatan kampanye social seperti anti merokok dan menghindari obat-obatan terlarang

Dalam krisis public relations media adalah  faktor penting yang dapat mentransformasi krisis internal menjadi krisis public relations. Strategi Public Relations dalam merespon krisis perusahaan harus mempersiapkan dengan matang cara mencegah terjadinya krisis. Perusahaan sebaiknya selalu rencana dalam menghadapi krisis dan menghindari keputusan yang  justru akan mebuat perusahaan terperosok lebih jauh dalam krisis. Mereka harus tahu scenario terburuk yang akan terjadi dan harus mempunyai contingency plan dalam menghadapinya.

Enam langkah  yang bisa dilakukan untuk menghadapi krisis sebagai berikut :
  1. Melakukan penilaian yang objektif terhadap penyebab krisis.
  2. Menentukan apakah penyebab terjadinya krisis memiliki dampak jangka panjang atau hanyalah fenomena sesaat.
  3. Perhitungkan setiap kejadian dalam krisis dengan cermat sehingga setiap peristiwa yang terjadi dapat diantisipasi dengan baik.
  4. Memusatkan perhatian pada upaya menyelesaikan masalah.
  5. Mamfaatkan setiap peluang yang ada untuk memperbaiki keadaan.
  6. Segera bertindak untuk melindungi cash flow perusahaan.

Beberapa strategi yang harus diperhatikan public relations dalam merespon krisis yaitu adalah :
  1. Perencanaan pra-krisis
  2. Upaya penanggulangan krisis
  3. Penyelesaian krisis

Krisis tidak bisa menjadi pilihan yang dapat ditolak oleh organisasi. Krisis hidup dan terus berkembang seiring dengan lajunya organisasi dan lajunya komunikasi organisasi tersebut. Ketika krisis muncul maka peluangnya adalah memanage  krisis tersebut menjadi lebih terkendali. Public relations semestinya hadir sebagai bagian dalam organisasi yang menjembatani antara organisasi dengan publiknya.

Pedoman umum berikut yang dapat membantu public relations atau tim manajemen krisis pada saat krisis, yaitu :
  1. Mempersiapkan  contingency plan (anggota tim krisis managemen dapat dibentuk dalam waktu singkat, selalu adakan pelatihan untuk menghadapi berbagai macam krisis).
  2. Segera umumkan official spokesperson (anggota tim krisis) yang berhak bicara dan memberikan keterangan mengenai krisis ke public dan media.
  3. Bergerak cepat (jam pertama ketika krisis terjadi sangat crusial narena media sering memberikan informasi berdasarkan kejadian awal)
  4. Gunakan konsultan manajemen krisis (saran dari konsultan public relations sangat penting.
  5. Memberikan informasi yang akurat dan benar (mencoba untuk memanipulasi informasi akan berbalik menjadi bahaya jika kebenaran ditemukan).
  6. Ketika memutuskan bertindak, jangan hanya mempertimbangkan kerugian jangka pendek, tetapi pikirkan juga efek jangka panjang.

Public Relations dan Penanganan Krisis Kepercayaan Serta Turunnya Citra Perusahaan

Kepercayaan dan citra yang baik di mata masyarakat merupakan salah satu yang terpenting bagi eksistensi sebuah perusahaan. “ Pada era persaingan sekarang ini, bukan publik yang membutuhkan perusahaan, tetapi perusahaan yang butuh publik “ (Ardianto, 2004: 3). Apabila kepercayaan dan citra perusahaan rusak di mata masyarakat, maka perusahaan tersebut harus bersiap-siap untuk menghadapi krisis. Suatu perusahaan yang mengalami permasalahan sudah dianggap selesai secara hukum, justru akan berdampak negative dan akan terus berkepanjangan, serta tingkat kepercayaan atau citra masyarakat menjadi turun secara tajam.

Sebuah survei yang diadakan oleh American Advertising Federation (AFF) tentang 1.800 eksekutif bisnis. Para eksekutif diberi pertanyaan departemen mana yang paling penting bagi keberhasilan perusahaan mereka. Hasil tersebut menunjukkan bahwa PR menduduki tingkat tiga teratas setelah pengembangan produk dan perencanaan strategis, kemudian disusul oleh periklanan, penelitian dan pengembangan (Litbang), dan hukum. Hal ini dapat dilihat dari tabel :
Nama Departemen Presentase
Pengembangan produk 29 persen
Perencanaan strategis 27 persen
Public relations 16 persen
Periklanan 10 persen
Penelitian dan pengembangan (Litbang) 4 persen
Strategi keuangan 4 persen
Hukum 3 persen
Tabel 1
Sumber : buku Hubungan Media Konsep dan Aplikasi, 2008

Tabel di atas menguatkan bahwa PR menjadi kegiatan yang sangat penting saat ini. Dalam konsep marketing kuno dikenalkan dengan 4P (product, price, place, dan promotion), tetapi dewasa ini 4P sudah banyak ditinggalkan orang, tetapi saat ini diperkenalkan dengan 6P. Dua yang lain adalah power dan public relatios (Nurudin, 2008:5).

Citra merupakan hal yang terpenting dari suatu perusahaan. Citra ini dengan sengaja diciptakan agar memberikan nilai positif. Nilai positif sangat diperlukan bagi sebuah perusahaan untuk mendapatkan kepercayaan dari publik agar eksistesnsi dari perusahaan dapat terus berlanjut. Saat terjadi krisis kepercayaan dan menurunnya citra perusahaan, peran PR sangat dibutuhkan oleh perusahaan. Untuk lebih jelas mengetahui peran PR dalam menangani krisis kepercayaan dan menurunnya citra perusahaan ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu :

Persyaratan Menjadi Public Relations (PR)

Terdapat persyaratan mendasar yang harus dimiliki seseorang yang ingin menjalankan fungsi PR, diantaranya yaitu :
  1. Ability to communicate (kemampuan berkomunikasi): Kemampuan berkomunikasi bagi seorang PR dalam bentuk lisan dan tulisan, yakni seorang PR harus mampu berbicara di depan umum, seperti dapat melakukan presentasi, mampu mewawancarai dalam upaya pengumpulan fakta dan data, dan dapat diwawancarai oleh pers atau wartawan sebagai sumber berita. Dalam komunikasi tulisan harus mampu membuat Press Release, menulis laporan, membuat naskah pidato untuk manajemen, menulis konsep iklan layanan masyarakat, menulis brosur atau selebaran, dan bentuk komunikasi tulisan lainnya.
  2. Ability to organize (kemampuan manajerial atau kepemimpinan): Kemampuan manajerial atau kepemimpinan seorang PR dapat diartikan sebagai kemampuan mengantisipasi masalah dalam dan luar perusahaan, termasuk kemampuan untuk menyusun rencana kegiatan dan melaksanakannya.
  3. Ability to get on with people (kemampuan bergaul atau membina relasi): Kemampuan bergaul atau membina relasi artinya harus mampu berhubungan dengan dan bekerjasama dengan berbagai macam orang, dan mampu menjaga komunikasi yang baik dengan orang-orang yang berbeda atau sama tingkatannya.
  4. Personality Integrity (memiliki kepribadian yang utuh atau jujur): Kepribadian yang utuh atau jujur, artinya seorang PR harus memiliki kredibilitas yang tinggi, yakni dapat diandalkan dan dipercaya oleh orang lain, dan dapat diterima sebagai orang yang memiliki kepribadian utuh atau jujur.
  5. Imagination (banyak ide dan kreatif): Memiliki imajinasi (banyak ide dan kreatif) dalam pengertian seorang PR harus memiliki wawasan yang luas, mengetahui benang merah persoalan serumit apapun.

Tujuan Universal Public Relatios

Public Relations memiliki tujuan yang universal diantaranya, yaitu :
  1. Menciptakan public understanding (pengertian publik). Pengertian belum berarti persetujuan/penerimaan, dan persetujuan belum berarti penerimaan. Di sini public memahami organisasi/perusahaan tersebut dalam masalah produk/jasa, aktivitas-aktivitas, reputasi, perilaku manajemen, dsb.
  2. Menciptakan public Confidence (adanya kepercayaan publik terhadap perusahaan).
  3. Menciptakan public Support (adanya unsur dukungan dari publik terhadap perusahaan) baik itu dalam bentuk material maupun spiritual.
  4. Menciptakan public Coorperation (adanya kerjasama dari publik terhadap perusahaan).

Fungsi dan Kegiatan Utama Public Relations

Fungsi dari PR adalah sebagai berikut :
  1. Mengetahui secara pasti dan mengevaluasi pendapat umum yang berkaitan dengan perusahaannya.
  2. Menasehati para eksekutif mengenai cara-cara menangani pendapat umum yang timbul.
  3. Menggunakan komunikasi untuk mempengaruhi pendapat umum

Kegiatan utama dari PR adalah sebagai berikut :
  1. Menjalankan program terencana dan berkesinambungan sebagai bagian dari manajemen organisasi
  2. Berurusan dengan hubungan antara organisasi dengan publiknya
  3. Memantau pengetahuan, pendapat, sikap dan prilaku didalam dan diluar organisasi.
  4. Menganalisis pengaruh kebijakan, prosedur dan tindakan pada publik.
  5. Menyesuaikan kebijakan, aturan dan tindakan yang dipandang menimbulkan konflik dengan kepentingan publik dan keberadaan perusahaan
  6. Memberikan saran dan masukan kepada manajemen dalam pembuatan kebijakan, aturan dan tindakan yang dipandang menimbulkan konflik dengan kepentingan publik dan keberadaan perusahaan.
  7. Membangun dan memelihara hubungan komunikasi dua arah antara organisasi dengan publiknya
  8. Menghasilkan perubahan yang khusus dalam pengetahuan, pendapat, sikap dan perilaku didalam dan diluar organisasi.
  9. Menciptakan hubungan baru dan atau memelihara hubungan antara organisasi dan publiknya.

Metode Public Relations dalam Menangani Krisis Kepercayaan dan Menurunnya Citra Perusahaan

Perusahaan yang baik adalah perusahaan yang berhasil mencapai cita-cita dan tujuannya secara maksimal. Begitu pula dengan kerja praktisi PR yang bertugas menangani krisis kepercayaan dan mengembalikan citra positif perusahaan dimana praktisi PR ini bernaung. Untuk kelancaran jalannya proses pencapaian tujuan tersebut dilakukan cara-cara penyelenggaraan kerja yang seefisien mungkin dengan mengingat faktor tujuan, biaya, fasilitas, waktu, dan tenaga. Dengan kata lain bahwa PR memerlukan metode kerja yang menjadi syarat mutlak untuk mencapai tujuan.

Sekian artikel tentang Perencanaan Penilaian Krisis dalam Public Relations Menurut Para Ahli.  Semoga bermanfaat.

Daftar Pustaka
  1. John Doorley, Helio Fred Garcia, Reputation Management: The Key to Successful Public Relations and Corporate Communication, Routledge, 2007.
  2. Jerry A Hendrix, Public Relations Cases, Wadsworth, 2001.
  3. Kim Harrison, Strategic Public Relations: A Practical Guide to Succes, second edition, Vineyard Publishing, 2001.
  4. Sandra M Oliver, Handbook of Corporate Communication and Public Relations: Pure and Applied, Routledge, 2004.
  5. Joep Cornelissen, Corporate Communications: Theory and practice, Sage, 2005.
  6. Gary Davies, Rosa Chun, Rui Vinhas Dasilva, Stuart Roper, Corporate reputation and competitiveness, Routledge, 2003.
Nikita Dini
Nikita Dini Blogger, Internet Marketer, Web Designer