Pengertian dan Contoh Prosedur Operasi Standar dan Prosedur Kerja

Pengertian dan Contoh Prosedur Operasi Standar dan Prosedur Kerja - Prosedur operasi standar (Bahasa Inggris: standard operating procedure, SOP) atau kadang disingkat POS, adalah suatu set instruksi yang memiliki kekuatan sebagai suatu petunjuk atau direktif. Hal ini mencakup hal-hal dari operasi yang memiliki suatu prosedur pasti atau terstandardisasi, tanpa kehilangan keefektifannya. Setiap sistem manajemen kualitas yang baik selalu didasari oleh POS.

Prosedur Kerja adalah : Langkah-langkah (tata urutan) yang harus dilakukan sebagai pedoman bagi siapa saja yang akan melakukan pekerjaan tersebut secara terkendali dan konsiten.
Fungsinya untuk menilai secara terus-menerus sehingga dapat diketahui kelemahan suatu sistem apakah disebabkan faktor manusia atau perubahan dalam sistem pelayanan.

Syarat - syarat penyusunan:

1. Identifikasi kebutuhan
2. Ditulis oleh yang melakukan kegiatan
3. Ada komitmen terhadap prosedur
4. Dicatat dan ditanggapi
5. Jelas, ringkas & dapat dilakukan
6. Berupa flow-chart yang menggambarkan suatu kegiatan

image source: datacentertactics.com

baca juga: Memahami Kerangka Kerja dalam Manajemen (POLC, POAC)

Jenis Prosedur

1. Prosedur pelayanan profesi
2. Prosedur dalam aspek keilmuan
3. Prosedur dalam aspek manajerial
4. Prosedur administrasi.

Cara Penyusunan Instruksi Kerja

1. Menentukan proses kegiatan yang akan dibuat prosedurnya
2. Mengidentifikasi setiap kegiatan dalam proses tersebut
3. Membuat flow-chart proses tersebut
4. Menyusun prosedur tsb sesuai format yang ditentukan
5. Kooperatif (mencakup lintas fungsi)

Isi Prosedur

Tujuan dan Lingkup Proseedur harus berisi suatu jawaban atas pertanyaan berikut :

1. Apa yang dikerjakan?
2. Oleh siapa?
3. Kapan dan dimana?
4. Apa yang digunakan?
5. Bagaimana pengendaliannya?
6. Bagaimana pencatatannya?

Proses Pembuatan Prosedur

Menentukan :

• Kebutuhan dan tujuan
• Ruang lingkup
• Penanggungjawab/pemilik
• Personil/unit terkait

Setiap bagian dari pekerjaan suatu perusahaan harus mengambil cara yang tepat untuk memastikan keberhasilan yang di lakukan. Hal ini lebih di maksudkan pada pekerjaan outsourcing. Oleh karena itu, perlu untuk mengadopsi lembar instruksi kerja untuk setiap anggota pekerja atau tim dari setiap pekerjaan atau proyek.

Dengan instruksi kerja yang tepat, setiap pekerja atau anggota proyek akan dapat mengidentifikasi tanggung jawabnya dari ruang lingkup dari proyek yang dilakukan. Tidak akan ada tumpang tindih tugas yang membuang-buang waktu dan menimbulkan kebingungan.Oleh karena itu, instruksi kerja yang dapat menyimpan format untuk setiap proyek akan difasilitasi.

Sebuah instruksi kerja perusahaan dapat berisi informasi berikut untuk evaluasi mudah:

* Nama perusahaan
* Judul proyek
* Tujuan
* Lingkup
* Rekaman data
* Pemeliharaan dokumen
* Tanggung Jawab
* Prosedur Keselamatan
* Jangka waktu proyek
* Akuntabilitas
* Disetujui oleh


Dokumen sebuah instruksi kerja dapat dicetak untuk setiap anggota dan perubahan dapat dilakukan pada salinan elektronik dengan mudah. Hal ini memungkinkan anggota pekerja atau tim yang akan diperbarui bila ada perubahan ke proyek. Perubahan juga dapat terjadi sebagai proyek berlangsung untuk memungkinkan anggota tim untuk memahami gambaran proyek daripada khawatir tentang bagiannya saja dan di sini semua anggota tim harus bekerja sama.

Dalam implementasi sistem manajemen QHSE baik Sistem Manajemen Mutu ( ISO 9001), Sistem Manajemen Lingkungan ( ISO 14001 ) dan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja ( SMK3 / OHSAS 18001 ) diperlukan dokumen-dokumen pendukung sistem. Prosedur dan Instruksi Kerja merupakan dua jenis dokumen yang biasa dibuat oleh perusahaan yang mengimplementasi sistem tersebut. Kedua dokumen tersebut memiliki perbedaan sebagai berikut :

No	Prosedur	Instruksi Kerja
1	Menjelaskan urutan kerja suatu aktivitas secara umum	Menjelaskan urutan kerja sub-aktivitas dengan lebih terperinci.
2	Menjelaskan WHAT, WHEN, WHERE, WHO, dan HOW	Menjelaskan HOW TO DO (how many, how long, how to complete, dll).
3	Umumnya bersifat cross functional team	Umumnya bersifat internal departemen atau seksi.
4	Suatu prosedur mewakili satu blok aktivitas yang ada pada business process mapping	Blok aktivitas Instruksi Kerja sesuai dengan blok aktivitas prosedurnya.
5	Prosedur merupakan referensi untuk membuat Instruksi Kerja	Pembuatan Instruksi Kerja harus merujuk pada prosedur terkait.

Sekian artikel tentang Pengertian dan Contoh Prosedur Operasi Standar dan Prosedur Kerja. Semoga bermanfaat.

DaftarPustaka

1. Douglas Alger (2005), Build the Best Data Center Facility for Your Business, Cisco Press, Indianapolis, USA.
2. Mauricio Arregoces, Maurizio Portolani (2003), Data Center Fundamentals, Cisco Press, USA.
3. Kailas Jayaswal (2006), Administering Data Centers: Servers, Storage, and Voice over IP, Wiley Publishing, Inc, USA.
4. Hubbert Smith (2011), Data Center Storage: Cost Effective Strategies, Implementation, and Management, CRC Press, USA
5. Diah Eka Yulianti, Hafda Bayu Nanda (2008). Best Practice Perancangan Data Center.OPenContent License.