Pengembangan Solusi Bisnis dan Teknologi Informasi Menurut Ahli

Pengembangan Solusi Bisnis dan Teknologi Informasi Menurut Para Ahli - Artikel ini membahas cara mengembangkan solusi bisnis dan teknologi informasi yang terdiri dari pengembangan system bisnis dan siklus pengembangan system informasi. Melalui artikel ini diharapkan mampu menjelaskan bagaimana membuat prototype.dapat memperbaiki proses pengembangan system. Dan mampu mendeskripsi factor evaluasi yang harus dipertimbangkan dalam mengevaluasi pemerolehan piranti keras, piranti lunak, dan layanan system informasi.

Solusi Bisnis dan Teknologi Informasi

1. Mengembangkan solusi bisnis

Fase Siklus Bisnis terdiri dari empat periode yakni:

• Fase Puncak

Fase ini bukan merupakan awal dari sebuah siklus bisnis, tetapi ketika berada di puncak, ekonomi berjalan dalam kecepatan dan kekuatan penuh. Jumlah pekerja berada di/dekat dengan level maksimal, output gross domestic bruto (GDP) dalam batas atas dan tingkat pendapatan mengalami peningkatan. Pada fase ini, harga cenderung bergerak naik karena inflasi.

• Fase Resesi

Fase ini merupakan penurunan, perusahaan berada dalam keadaan sulit untuk merubah upah dan harga barang-barang pada sebuah ekonomi. Jika resesi ini berlangsung lama maka akan mengakibatkan pertumbuhan negative bagi perekonomian.

• Fase Depresi

Pada fase ini ekonomi digambarkan dengan total produksi dan jumlah pekerja, sedang berada di dasar penurunan dan tetap berada dilevel tersebut menunggu siklus bisnis selanjutnya untuk mulai bergulir.

• Fase Ekspansi/pulih

Ketika ekonomi sedang berusaha untuk pulih, ekonomi mulai tumbuh dan bergerak kearah membaik. Jumlah pekerja, produksi dan pendapatan mengalami peningkatan dan iklim bisnis mulai membaik.

Peran system informasi dalam mendukung solusi bisnis:

• Dukungan terhadap proses dan operasi bisnis.
• Dukungan terhadap pengambilan keputusan oleh pegawai dan manajer.
• Dukungan strategi untuk keunggulan bersaing.

image source: reference.com

baca juga: Pengertian Analisa Proses Bisnis dan Contoh Proses Bisnis

2. Siklus pengembangan system

Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Syarat suatu system adalah sebagai berikut:

1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan.
2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.
3. Adanya hubungan diantara elemen sistem.
4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting dari pada elemen sistem.
5. Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.

Siklus hidup pengembangan sistem (systems development life sycle-SDLC) adalah aplikasi dari pendekatan sistem bagi pengembangan suatu sistem informasi.

Siklus Perencanaan Strategi Sstem Informasi / Teknologi Informasi

1. Menetapkan Kebutuhan Bisnis dan Informasi
2. Mendefinisikan Sasaran Sistem Informasi
3. Mendefinisikan dan memilih Strategi Sistem Informasi/Teknologi Informasi
4. Membangun Rencana Implementasi

Ketika pengembangan sistem untuk penyelesaian masalah diterapkan untuk pengembangan solusi sistem informasi terhadap masalah bisnis, maka hal ini disebut Information Systems Development (pengembangan sistem informasi) atau Application Development (pengembangan aplikasi).

System Approach digunakan dalam penyelesaian masalah dengan orientasi sistem guna merumuskan masalah dan peluang serta mengembangkan solusi. Menganalisis masalah dan memformulasikan solusi melibatkan aktivitas yang saling berhubungan di bawah ini:

1. Kenali dan rumuskan Masalah atau Peluang dengan menggunakan pemikiran sistem.
2. Kembangkan dan evaluasi alternatif solusi sistem.
3. Pilih solusi sistem yang memenuhi persyaratan anda.
4. Desain solusi sistem yang dipilih.
5. Implementasikan dan evaluasi kesuksesan sistem yang telah didesain.

Pendekatan sistem untuk mengembangkan solusi sistem informasi/ Information Systems Development Cycle (siklus pengembangan sistem informasi), yang juga dikenal sebagai System Development Life Cycle-SDLC (siklus hidup pengembangan sistem) terdiri dari tahap-tahap sebagai berikut:

1. Investigasi
2. Analisis
3. Desain
4. Implementasi
5. Pemeliharaan

Proses pengembangan sistem sering kali melibatkan pembuatan prototipe. Prototyping adalah pengembangan yang cepat dan pengujian terhadap model kerja, atau prototipe, dari aplikasi baru dalam proses yang interaktif dan berulang-ulang yang bisa digunakan oleh ahli system informasi dan praktisi bisnis. Pembuatan prototipe juga membuka proses pengembangan aplikasi untuk pemakai akhir karena pembuatan prototipe menyederhanakan dan mempercepat desain system serta memungkinkan untuk mempercepat proses pengembangan yang lebih tanggap atau disebut juga agile systems development.

Langkah-langkah dalam memulai proses mengembangkan system dengan menggunakan teknologi informasi terdiri dari:

1. System Investigation Stage (tahap investigasi sistem).

Tahap ini melibatkan pertimbangan proposal yang dihasilkan dari proses bisnis dan teknologi informasi. Tahap investigasi juga termasuk studi awal solusi sistem informasi yang diusulkan untuk memenuhi prioritas bisnis perusahaan, apa saja informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akhir yang merupakan functional requirement untuk desain sistem informasi baru. Analisis sistem secara tradisional melibatkan studi yang rinci mengenai:

• Informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan dan pemakai akhir seperti anda sendiri.
• Aktivitas, sumber daya, dan produk dari satu atau lebih sistem informasi yang saat ini digunakan.
• Kemampuan sistem informasi yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan informasi anda, dan kepentingan pemilik bisnis lainnya yang mungkin menggunakan sistem ini.

2. Analisis

Analisis system informasi adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Analisa dalam mengembangkan system baru terdiri dari:

• Analisis Organisasional

Ditujukan untuk mengetahui organisasi, struktur manajemen, pengguna, aktivitas bisnis, sistem lingkungan yang terkait, dan sistem informasi terbaru. Pemakai akhir bisnis sering kali diikutsertakan dalam tim pengembangan sistem.

• Analisis Sistem yang Ada

Ditujukan untuk mengetahui penggunaan hardware, software, jaringan, dan sumber daya manusia dalam mengolah data menjadi informasi, seperti laporan dan tampilan, serta pengendalian system yang sudah ada.

• Analisis Persyaratan Fungsional

Ditujukan untuk menentukan kebutuhan jenis informasi oleh setiap aktiviats bisnis, tipe formatnya, volume, dan frekuensi, serta waktu responsnya.

Persyaratan fungsional merupakan persyaratan informasi pemakai akhir yang tidak berkaitan dengan hardware, software, jaringan, data, dan sumber daya manusia yang saat ini digunakan oleh pemakai akhir atau akan digunakan dalam sistem yang baru.

3. Desain

Desain sistem menentukan bagaimana sistem akan memenuhi tujuan yang telah ditetapkan. Desain sistem terdiri dari aktivitas desain yang menghasilkan spesifikasi sistem yang memenuhi persyaratan fungsional yang dikembangkan dalam proses analisis sistem.

Desain meliputi:

• Desain Interface Pemakai

Memfokuskan pada bentuk desain yang menarik dan efisien dari input dan output pemakai serta mudah digunakan.

• Spesifikasi Sistem

System Spesification mengembangkan interface pemakai dan produk aplikasi, struktur database, serta pemrosesan dan prosedur pengendalian dengan melibatkan hardware, software, jaringan, data, dan spesifikasi personel untuk sistem yang diusulkan.

4. Mengimplementasikan Sistem Baru

Pada tahap implementasi sistem melibatkan perolehan hardware, dan software, pengembangan software, pengujian program dan prosedur, konversi sumber data, dan berbagai alternatif konversi. Sering kali juga melibatkan pelatihan pemakai akhir dan para ahli yang akan menjalankan sistem yang baru tersebut.

Implemenatsi dapat menjadi proses yang sulit dan memerlukan banyak waktu. Implementasi merupakan hal yang sangat penting untuk memastikan kesuksesan sistem yang baru dikembangkan, karena meskipun sistem tersebut didesain dengan baik, sistem tersebut akan gagal jika tidak diimplementasikan dengan baik.

Dalam proses implementasi terdapat beberapa metode konversi/ peralihan dari system lama ke system baru yakni:

a. Konversi langsung

Implementasi sistem baru secara langsung dan menghentikan segera pemakaian sistem lama. Konversi ini dapat dilakukan apabila:

• Telah dilakukan pengecekan secara sistem ekstensif sehingga menghindari kemungkinan kesalahan sistem.
• Adanya toleransi terhadap waktu tunggu (Time Delay).
• User dipaksa harus menggunakan sistem baru. Hal ini berkaitan dengan sifat dari sistem baru yang akan diterapkan.

Resiko yang mungkin terjadi pada konversi dengan Direct Cut-Over ini adalah:

• Delay yang lama berakibat terjadi makin banyak kesalahan.
• User menggunakan sistem yang belum dikenal. Karena sifatnya memaksa user untuk menggunakan, ada kemungkinan user tidak mengenali dengan baik mengenai sistem baru tersebut.
• User tidak berkesempatan membandingkan antara sistem lama terhadap sistem baru. Hal ini terkait dengan sifat sistem yang memaksa sehingga user tidak punya pilihan untuk membandingkannya dengan sistem yang lain.

b. Konversi parallel

Adalah implementasi sistem baru secara bersamaan dengan pemakaian system lama selama jangka waktu tertentu.

Keuntungan konversi parallel

• Memungkinkan pengecekan data pada sistem lama, karena kedua sistem dimungkinkan dilakukan secara bersamaan.
• Menambah rasa aman bagi user, karena proses pengalihan tidak berlangsung seketika itu namun melalui proses peralihan paralel.

Kekurangan konversi paralel

• Penggunaan tenaga kerja menjadi dua kali lebih banyak untuk menangani sistem lama dan sistem baru.
• Masalah biaya, hal ini terkait dengan penggunaan sumber daya yang lebih banyak sehingga berimplikasi terhadap biaya yang relatif lebih mahal.
• Tidak mudah membandingkan kualitas hasil output sistem informasi yang baru terhadap sistem lama.

c. Konversi Modular

Sering disebut pendekatan pilot project, adalah implementasi sistem baru ke dalam organisasi secara sebagian-sebagian

Penggunaan metode ini sedikit lebih berisiko dibandingkan dengan metode langsung dan lebih murah dibandingkan dengan metode paralel. Metode ini memungkinkan untuk melokalisir dan melakukan koreksi sebelum konversi lebih jauh diimplementasikan. Metode pilot lebih cocok digunakan apabila sistem baru melibatkan prosedur baru dan perubahan yang drastis dalam hal perangkat lunaknya.

d. Konversi Phase-In

Adalah mirip dengan konversi modular. Beda yang ada diantara keduanya adalah terletak pada konversi modular membagi organisasi untuk implementasi sistem baru, sedangkan pada konversi phase-in yang dibagi adalah sistemnya sendiri.

Keuntungan menggunakan metode konversi phased in cut over

• User terlibat dalam konversi ini.
• Dapat mendeteksi bila terjadi kesalahan sistem/data.

Kerugian menggunakan metode konversi phased in cut over:

• Membutuhkan waktu yang lebih lama.
• Apabila sistemnya besar, strategi ini akan sulit dilakukan.

5. Pemeliharaan system informasi

Setelah sistem diimplementasikan secara penuh dan digunakan dalam operasional bisnis, fungsi pemeliharaan dimulai. System Maintenance (pemeliharaan sistem) adalah pengawasan, evaluasi, dan modifikasi sistem bisnis operasional untuk menghasilkan perbaikan yang lebih diinginkan atau perlu.
Pemeliharaan ditujukan untuk peningkatan ssistem dalam hal kurva belajar, kegagalan dan masalah lainnya yang muncul selama operasional sistem. Pemakai akhir dan personel sistem informasi kemudian melakukan fungsi pemecahan masalah untuk menentukan penyebab dan solusi atas masalah-masalah tersebut.

Aktivitas pemeliharaan mencakup post implementation review (tinjuan pascaimplementasi) untuk memastikan bahwa sistem yang baru diimplementasikan memenuhi tujuan bisnis yang ditetapkan. Kesalahan dalam pengembangan atau tinjauan berkala atau audit sistem untuk memastikan bahwa sistem berjalan dengan benar dan memenuhi tujuannya. Audit ini merupakan tambahan dari pengawasan terus menerus terhadap sistem untuk melihat masalah potensial atau perubahan yang diperlukan. Pemeliharaan juga mencakup modifikasi terhadap sistem yang telah dibentuk karena perubahan dalam organisasi bisnis atau lingkungan bisnis.


Mengelola Perubahan Organisasional

Implementasi strategi bisnis dan teknologi informasi baru memerlukan pengelolaan terhadap perubahan utama dalam dimensi organisasi kunci seperti proses bisnis, struktur organisasi, peran manajerial, penugasan kerja karyawan, dan hubungan di antara pemilik kepentingan yang muncul dari penyebaran sistem informasi bisnis yang baru.

Keterlibatan dan Resistensi Pemakai Akhir

Salah satu kunci untuk menyelesaikan masalah end user resistance (resistensi pemakai akhir) terhadap teknologi informasi yang baru adalah pendidikan dan pelatihan yang memadai, keterlibatan pemakai akhir dalam perubahan organisasi dan dalam pengembangan sistem informasi yang baru.

Supaya system baru yang dikembangkan mendapat sambutan yang baik, maka diperlukan beberapa pendekatan seperti:

• Libatkan sebanyak mungkin orang dalam perusahaan saat perencanaan bisnis dan teknologi informasi untuk pengembangan aplikasi.
• Buat perubahan konstan menjadi bagian yang diharapkan dari budaya.
• Beritahukan ke setiap orang sebanyak mungkin mengenai segala sesuatu sesering mungkin, sebaiknya secara pribadi.
• Berikan insentif keuangan dan pengakuan.
• Bekerjalah di dalam budaya perusahan, bukan di sekitarnya.

Sekian artikel tentang Pengembangan Solusi Bisnis dan Teknologi Informasi Menurut Para Ahli. Semoga bermanfaat.

Daftar Pustaka

• O’Brien, James.A. (2005). Introduction to Information System. 12^th Edition. McGraw-Hill. Singapore
• Whiteley, David. (2000). E-Commerce: Strategy, Technologies and Applications. International Edition. McGraw-Hill. Singapore
• O’Brien Intoduction to Information System 15 ed, Mc Graw Hill, 2010
• Abdul kadir, pengenalan teknologi Informasi, penerbit andi, Yogyakarta, 2003
• Gordon B. Davis, introduction to computer, Mc Graw Hill
• Williams Sawyer, “Using Information Technology”, 6^th edition, McGraw-Hill
• Computers: InformationTechnology in Perspective, 11e, Larry Long and Nancy Long