Pengertian Analisa Sistem, Langkah-Langkah, dan Kebutuhan Sistem

Pengertian Analisa Sistem, Langkah-Langkah, dan Kebutuhan Sistem - Analisa system merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. Melalui artikel ini diharapkan mampu memahami tahapan analisa sistem.

Pengertian Analisa Sistem

Analisis Sistem dapat didefinisikan sebagai :

• Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.
• Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. 
• Digunakan untuk mendefinisikan dan menggambarkan kebutuhan pemakai secara detil, waktu spesifik dan hambatan biaya 
• Mengikuti perencanaan sistem dan dilanjutkan rancangan sistem general 
• Tugas utama analis sistem mencakup :
  - Menetapkan ruang lingkup sistem
  - Mengumpulkan fakta studi
  - Menganalisis fakta studi
  - Mengkomunikasikan penemuan melalui Laporan Analisis Sistem 
• Sistem analis yang sukses bergantung pada :
  - Fakta studi yang komprehensif
  - Teknik untuk mengumpulkan fakta studi
  - Keterlibatan penuh pemakai
  - Perangkat pemodelan untuk menganalisis
  - Iterasi 

image source: laptimeclub.com

baca juga: Perencanaan Pengembangan Sistem dan Analisa Kelayakan Sistem

Langkah-Langkah di Analisis Sistem

Langkah-langkah di dalam tahap analisis sistem hampir sama dengan langkah-langkah yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyeksistem yang akan dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya pada analisis sistem ruang lingkup tugasnya lebih terinci.
Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh Analis Sistem Yaitu sbb:

1. Identify, Yaitu mengidentifikasikan masalah

• Mengindentifikasikan penyebab masalah
• Mengidentifikasikan titik keputusan
• Mengidentifikasikan personil-personil kunci

2. Understand, Yaitu memahami kerja dari sistem yang ada

• Menentukan jenis penelitian
• Merencanakan jadual penelitian
• Mengatur jadual wawancara
• Mengatur jadual observasi
• Mengatur jadual pengambilan sampel
• Membuat penugasan penelitian
• Membuat agenda wawancara
• Mengumpulkan hasil penelitian

3. Analyze, Yaitu Menganalis Sistem

• Menganalisis kelemahan Sistem
• Menganalisis kebutuhan Informasi pemakai / manajemen

4. Report, Yaitu membuat laporan hasil analisis

Tujuan :

• Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan
• Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen
• Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen
  Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selan-jutnya .

Menemukan Kebutuhan Sistem

Kebutuhan sistem

Functional vs. nonfunctional requirement

• Kebutuhan fungsional: deskripsi aktivitas dan layanan yang harus disediakan sebuah system (inputs, outputs, processes, stored data)
• Kebutuhan non-fungsional : deskripsi dari fitur, karakteristik dan batasan lain yang menentukan kepuasan system (Performance, ease of learning and use, budgets, deadlines, documentation, security, internal auditing controls)

Akibat ketidaktepatan penentuan kebutuhan fungsional & non-fungsional :

• biaya lebih tinggi dari perkiraan
• implementasi lebih lambat dari rencana
• ketidakpuasan pengguna
• harga perawatan dan peningkatan system lebih tinggi
• system tidak terpecaya dan cenderung bermasalah
• reputasi staf TI dipertanyakan

KriteriaPenentuanKebutuhanSistem :

• Consistent (konsisten)
• Complete (lengkap)
• Feasible (layak)
• Required (dibutuhkan)
• Accurate (akurat)
• Traceable (dapatditelusuri)
• Verifiable (dapatdiuji)

FAKTA STUDI

• Suatu bagian dari informasi yang memperlihatkan realita, situasi dan hubungan yang menjamin analisis dan memodelkan secara cermat
• Fakta studi berasal dari 3 sumber yaitu :

1. Sistem sekarang → Pro kontra dari menganalisis sistem yg sekarang → seorang analis tidak selalu diberi kesempatan untuk membangun sebuah sistem dari awal.
→ Timbul analisis :

• Apa peranan sistem yg sekarang dengan sistem yang baru ?
• Apakah sistem yg sekarang baik ? Cukup baik ?
• Apakah sebaiknya menganalisis dan memodelkan sistem yg sekarang ?
• Bila ya, apakah subsistem dalam sistem yg sekarang dianalisa ?

Keuntungan Menganalisis sistem yang sekarang :

• Menentukan apakah sistem tersebut memuaskan, memerlukan perbaikan kecil/besar atau diganti
• Membantu analisis untuk mengidentifikasikan sumber yang tersedia untuk sistem yang baru

Kerugian Menganalisis sistem yang sekarang :

• Sistem yang baru tidak relevan
• Menghasilkan hambatan yang tidak perlu atau hambatan buatan yang dimasukkan dalam rancangan dari sistem yg baru

2. Sumber internal

• Sumber yg paling penting adalah orang-orang yang akan menggunakan sistem yang baru
• Sumber berikutnya bergantung dari pekerjaan pada kertas atau dokumen dalam organisasi

3. Sumber eksternal

• Untuk melakukan pertukaran pengalaman sistem informasi dan merekomendasikan cara yg baik à melalui membentuk grup, sponsor, seminar

Teknik utama yang digunakan :

1. Wawancara/Interview

Teknik pencarian fakta dimana System analis mengumpulkan informasi dari individu melalui Interaksi tatap muka.

Tipe pertanyaan :

• Open-ended question
• netral dan tidak membatasi
• arah dan perkembangan dari wawancara dapat dikontrol oleh jawaban orang yg diwawancarai
• Close-ended question
• Spesifik dan menyediakan pewawancara lebih banyak kontrol terhadap arah dan perkembangan dari wawancara

Pertanyaan dapat terbagi atas :

- Pertanyaan Primer

• Spesifik, direncanakan, dan netral

- Pertanyaan Sekunder

• Pertanyaan kelanjutan atau penelitian yg dirancang untuk mendapatkan lebih banyak informasi
• Tidak direncanakan, selalu dihubungkan dengan pertanyaan primer

Contoh Pertanyaan

Jenis Pertanyaan	Contoh
Close-ended question	o  Berapa banyak pelanggang yg memesan via telpon ? o  Bagaimana cara pelanggan memesan ? o  Apa informasi tambahan yg anda inginkan yg akan disediakan oleh sistem baru ?
Open-ended question	o  Bagaimana menurut anda sistem saat ini? o  Apa masalah yg sering anda hadapi pada sistem saat ini ? o  Menurut anda strategi marketing apa yang cocok untuk perusahaan ini ?

5 Langkah Dasar pada Interview

1. Memilih peserta interview
2. Merancang pertanyaan
3. Menyiapkan interview
4. Mengarahkan interview
5. Follow-up hasil interview

Memilih peserta interview

• Berdasarkan informasi yang kita butuhkan
• Kadang perlu melihat dari perspektif yg berbeda
  • Manager
  • User
  • Idealnya, semua yg berkepentingan

Menyiapkan Interview

• Persiapkan rencana umum interview
  • List pertanyaan
  • Antisipasi jawaban dan follow-up
• Konfirmasi batasan pengetahuan
• Skala prioritas, krn waktu terbatas
• Persiapkan interview :
  • Jadwal
  • Beritahu alasan interview
  • Beritahu batasan diskusi

Mengarahkan Interview

• Professional dan tidak bias (jelaskan tujuan interview dan kenapa peserta tsb dipilih)
• Rekam/catat seluruh informasi
• Periksa kebijakan perusahaan
• Pastikan anda mengerti seluruh masalah dan jgn ragu utk mengajukan pertanyaan bodoh
• Pisahkan antara fakta dan opini
• Berikan waktu bagi peserta untuk bertanya
• Jangan lupa - ucapkan terima kasih

Interpersonal Skill

• Skill yg penting dimiliki agar komunikasi dpt lebih efektif
  • Don’ worry be happy
    • Happy mencairkan suasana & senyum
  • Perhatian
    • Perhatikan tiap ucapan (memang sulit)
  • Buat key-point
    • Sebaiknya ulangi hal penting pd akhir diskusi (ok, saya ingin memastikan bahwa masalahnya adalah…..)
  • Jadi pendengar yg baik
    • Agar lebih banyak peserta berbicara
  • Jujur
    • Kalau tdk mengerti, bicara saja jujur
  • Perhatikan bahasa tubuh (body language)
    • Kontak mata, tangan ke belakang kursi-tdk tertarik dll

Follow-up hasil interview

• Siapkan catatan2x interviews
• Siapkan laporan2x
• Minta persetujuan dari peserta tentang apa yang telah di-interview

Interview Report

INTERVIEW REPORT

Interview notes approved by: ____________ Person interviewed       ______________ Interviewer                   _______________ Date                            _______________ Primary Purpose: Summary of Interview: Open Items: Detailed Notes:

2. Mengamati (Observasi)

- Teknik pencarian fakta dimana analis system berpartisipasi atau mengamati seseorang yang tengah menjalankan aktivitasnya untuk mempelajari sebuahsistem.

- Sebelum melakukan pengamatan, analis sebaiknya :

• Mengidentifikasi dan menentukan apa yg akan diamati
• Memperkirakan lama waktu pengamatan yg dibutuhkan
• Mendapat persetujuan manajemen
• Menjelaskan pada peserta apa yg akan dilakukan untuk diamati

- Melakukan pengamatan yang paling efektif

- Dokumentasi dan organisasi catatan pengamatan

3. Joint Application Design(JAD)

Ide Dasar

• Membuat manajer proyek, user dan developer untuk bekerja bersama dlm pengumpulan informasi
• Metode sejak th’70 dan kadang menjadi metode yg paling baik
• Mengurangi kesenjangan sampai 50%

Hal penting JAD :

• Fasilitator
  • Biasanya menyewa konsultan dari luar karena perusahaan tdk berpengalaman
  • Mengatur agenda pertemuan, memandu diskusi tetapi tdk sbg partisipan
• Scribe
• Beberapa org yg menulis/merekam, fotocopy, kadang menggunakan Computer-Aided Software

4. Kuesioner

Sebuahdokumendengantujuan tertentuyang digunakanuntukmengumpulkanInformasidanopinidari responden.

Langkah dalam Kuesioner

• Memilih partisipan
  • Gunakan sample dari populasi
• Merancang kuesioner
  • Berhati2x memilih pertanyaan
• Mengadminstrasi kuesioner
  • Usahakan utk mendapatkan respon yg positif/baik
• Follow-up kuesioner
  • Kirim hasil ke partisipan

Merancang Kuesioner yg baik

• Mulai dari pertanyaan yg tdk menakutkan dan menarik
• Kelompokkan dalam masalah yg sama
• Jgn meletakkan hal penting di akhir kuesioner
• Jgn membuat kuesioner kelihatan ruwet/penuh
• Pertanyaan jangan bias
• Berikan nomor
• Test kuesioner terlebih dahulu utk menghindari kebingungan

5. Analisa Dokumen

• Melihat gambaran dari Sistem Berjalan (As-Is Sistem)
• Tipe dokumen :
  • Form
  • Laporan/Reports
  • Manual policy/kebijakan
• Perhatikan penambahan2x yg dilakukan user pada form
• Perhatikan elemen yg tidak dipakai pada form

• Empat kemungkinan hasil dari analisis sistem :

1. Membatalkan proyek
2. Penundaan proyek
3. Merubah proyek
4. Melanjutkan proyek

Sekian artikel tentang Pengertian Analisa Sistem, Langkah-Langkah, dan Kebutuhan Sistem. Semoga bermanfaat.

Daftar Pustaka

• Alan Denis, et all, System Analysis and Design With UML 2.0, Wiley, 2005