Sistem E-Business Perusahaan dan Prosedur Sistem Aplikasi

Sistem E-Business Perusahaan dan Prosedur Sistem Aplikasi - Membahas mengenai sistem e-business perusahaan beserta system application procedurenya. Melaui artikel ini diharapkan mampu mengidentifikasi system perusahaan lintas fungsi dalam memberikan nilai bisnis yang signifikan.

Sistem Bisnis Perusahaan

Sistem perusahaan atau sistem keseluruhan perusahaan adalah berbagai sistem atau proses yang melibatkan keseluruhan perusahaan atau sebagian besar darinya.

• Perencanaan sumber daya perusahaan (Enterprise Resource Planning - ERP), yang mendukung rantai pasokan internal dan berfokus pada efisiensi produksi internal perusahaan, distribusi dan proses keuangannya.
• Manajemen hubungan pelanggan (Customer Relationship Management - CRM), yang menyediakan layanan untuk pelanggan dan berfokus atas proses mendapatkan dan mempertahankan pelanggan yang berharga.
• Manajemen hubungan mitra (Partner Relationship Management - PRM), yang didesain untuk memberikan layanan bagi para mitra bisnis dengan tujuan untuk mendapatkan dan memelihara para mitra yang dapat meningkatkan penjualan dan distribusi produk serta layanan perusahaan
• Manajemen rantai pasokan (Supply Chain Management - SCM) berfokus pada pengembangan sumber dan proses mendapatkannya yang paling efisien dan efektif dengan para pemasok untuk berbagai produk serta jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
• Aplikasi manajemen pengetahuan (Knowledge Management - KM), yang bertujuan untuk mendukung pembuatan, penyimpanan dan distribusi pengetahuan diseluruh perusahaan dan berfokus untuk memberi para karyawan perusahaan berbagai alat untuk mendukung kerja sama kelompok dan pengambilan keputusan.

image source: www.wuerth-it.com

baca juga:

• Penerapan E-Business & E-Commerce Beserta Contoh

• Bentuk Optimisasi Layanan dan Kriteria Penerapan e-Bussiness

• Tahap Perkembangan E-Business dan Etika dalam E-Business

• Kelebihan dan Kekurangan dari E-Business Menurut Para Ahli

Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (Enterprise Resource Planning-ERP) adalah piranti lunak yang mengintegrasikan perencanaan, manajemen dan penggunaan semua sumber daya di seluruh perusahaan. ERP menjanjikan berbagai manfaat dari peningkatan efisiensi hingga perbaikan kualitas, produktivitas dan profitabilitas. Hal tersebut dikarenakan ERP merupakan sebuah kerangka kerja transaksi keseluruhan perusahaan dengan berbagai hubungan ke pemrosesan pesanan penjualan, manajemen dan pengendalian persediaan, perencanaan produksi dan distribusi, serta keuangan.

Tujuan utama ERP adalah mengintegrasikan semua departemen dan arus informasi fungsional di seluruh perusahaan ke dalam sebuah sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan. Contohnya, peningkatan entri pesanan memungkinkan akses cepat ke persediaan, data produk, catatan kredit pelanggan, serta informasi pesanan sebelumnya. Beberapa manfaat ERP antara lain,

• Kualitas dan efisiensi layanan pelanggan, produksi dan distribusi
• Penurunan biaya pemrosesan transaksi, HW, SW serta karyawan pendukung TI
• Meningkatkan kemampuan manajer dalam mengambil keputusan secara tepat waktu
• Menghasilkan organisasi serta tenaga kerja yang lebih lincah dan adaptif

Selain memiliki manfaat ERP juga memiliki beberapa kelemahan, yaitu:

1. Sistem menjadi sangat rumit untuk diimplementasikan
2. Perusahaan seringkali perlu mengubah proses bisnis yang ada agar sesuai dengan ERP yang digunakan
3. Perusahaan mungkin hanya membutuhkan sedikit dari berbagai modul ERP tetapi harus membeli paket lengkapnya

Dengan kelemahan yang ada, sangat dimungkinkan sebuah perusahaan gagal dalam penggunaan ERP. Kegagalan dalam ERP yang mungkin terjadi adalah biaya dan resiko gangguan dalam bisnis cukup besar sehingga dapat merusak bisnis, kerugian besar, pangsa pasar gagal atau tidak bekerja dengan benar, pesanan dan pengiriman hilang, perubahan persediaan tidak dicatat dengan benar, tingkat persediaan yang tidak dapat dipercaya. Kegagalan tersebut terkadang bukan disebabkan oleh sistem ERP tetapi dapat berasal dari perusahaan. Berikut beberapa penyebab kegagalam ERP:

1. Perusahaan meremehkan kerumitan perencanaan, pengembangan dan pelatihan
2. Kegagalan melibatkan karyawan yang terkena dampak perubahan
3. Terlalu tergesa-gesa dalam proses konversi dan pengujian yang cukup atas data.

Kegagalan-kegagalan tersebut dapat dihindari dengan cara:

1. Mengadakan dialog yang terbuka pada awal proyek : harapan perusahaan; kemampuan dan keterbatasan ERP; tingkat perubahan yang harus dilakukan; tingkat komitmen perusahaan; resiko; kemampuan, tanggung jawab serta peran konsultan implementasi IT.
2. Perusahaan dan konsultan TI harus menyepakati berbagai faktor kunci keberhasilan untuk implementasi tsb.
3. Justifikasi biaya-manfaat dan biaya dilakukan terlebih dahulu
4. Sistem aplikasi prosedur

EAS sebagai Sistem integrasi

Dalam istilah teknik, integrasi sistem adalah menyatukan dari subsistem suatu komponen ke dalam satu sistem dan memastikan bahwa seluruh subsistem berfungsi sebagai sebuah sistem. Dalam teknologi informasi, integrasi sistem adalah proses menghubungkan bersama sistem komputasi yang berbeda dan aplikasi perangkat lunak secara fisik atau fungsional.

Pengintegrasian system dapat dilakukan dengan berbagai teknik seperti:

1. jaringan komputer
2. integrasiaplikasi enterprise
3. bisnisproses manajemen
4. Pedomanpemrograman

Konsep EAI:

EAI singkatan dari Enterprise Application Integration, merupakan program aplikasi komputer perusahaan untuk meningkatkan fungsionalitas dan kinerja. Pada dasarnya EAI melakukan share data antara aplikasi. EAI berguna untuk menghubungkan database, berbagi data dan menyediakan database cadangan, menyediakan data penyimpanan, menyalurkan data dari beberapa database menjadi satu untuk digunakan secara optimal.

Pengembangan Aplikasi Perusahaan (EAI) adalah kerangka integrasi yang terdiri dari kumpulan teknologi dan layanan yang membentuk middleware untuk memungkinkan integrasi sistem dan aplikasi di seluruh perusahaan. Pengembangan Aplikasi Perusahaan (EAI) didefinisikan sebagai penggunaan sistem perangkat lunak dan prinsip arsitektur komputer untuk mengintegrasikan seperangkat aplikasi komputer perusahaan. Salah satu Tujuan EAI adalah integrasi data (informasi), memastikan informasi dalam beberapa sistem disimpan secara konsisten. Hal ini juga dikenal sebagai EII (Enterprise Integration Information).

Pengembangan Aplikasi (EAI) ini terkait dengan teknologi middleware seperti middleware berorientasi pesan (MOM), dan teknologi representasi data seperti XML. Teknologi EAI melibatkan menggunakan layanan web sebagai bagian dari arsitektur berorientasi layanan sebagai alat integrasi. Pengembangan Aplikasi cenderung data sentris.

Penggunaan yang paling inovatif EAI adalah untuk menciptakan sistem virtual umum. Dengan kata lain, EAI dapat terdiri dari serangkaian aplikasi dan/atau database ke satu mesin yang beroperasi kohesif. Hal ini tanpa diragukan lagi merupakan pilihan yang lebih kuat dari satu server yang beroperasi sendiri.

Perusahaan-perusahaan menerapkan EAI karena untuk mengambil keuntungan dari teknologi baru, seperti fungsi internet dan intranet. Terkait dengan ini adalah e-commerce dan komunikasi elektronik, seperti email dan konferensi video. Sebagian besar pengguna EAI merupakan bisnis skala besar yang memiliki kebutuhan berbagi data dalam jumlah dan intensitas yang besar.

Salah satu penggunaan EAI yang terkenal adalah perusahaan kartu kredit dan badan pengawas lainnya yang tujuannya adalah untuk menangkap pencuri kartu kredit. EAI memungkinkan perusahaan-perusahaan secara efisien untuk melacak jutaan bit data dan menghubungkan data untuk tujuan tertentu. Penggunaan lain EAI populer adalah dengan lembaga keuangan yang ingin membantu pelanggan mereka menyelesaikan transaksi mata uang asing online.

Pada proses bisnis management, sebagian besar skenario EAI lebih dari sekedar meneruskan pesan dari satu sistem ke sistem lain. Mereka biasanya melibatkan sistem dan alur kerja yang lebih kompleks. Dalam skenario ini, gudang mengirimkan pesan yang meminta pengisian persediaan; solusi Anda menerima pesan dan kemudian memeriksa grand total permintaan. Jika jumlah keseluruhan adalah lebih dari jumlah tertentu, solusinya menolak permintaan tersebut secara otomatis dan mengirimkan pesan penurunan, jika tidak solusinya meneruskan permintaan ke sistem ERP.

Pola Mediasi EAI

Di sini, sistem EAI bertindak sebagai perantara atau broker antara (antarmuka atau berkomunikasi) beberapa aplikasi. Setiap kali sebuah peristiwa terjadi pada aplikasi (misalnya, informasi baru dibuat, transaksi baru selesai, dll) modul integrasi dalam sistem EAI diberitahu. Modul ini kemudian menyebarkan perubahan ke aplikasi lain yang relevan.

Kegagalan pelaksanaan EAI

Pada tahun 2003 dilaporkan bahwa 70% dari semua proyek EAI gagal. Sebagian besar kegagalan bukan karena perangkat lunak itu sendiri atau kesulitan teknis, tetapi karena masalah manajemen. Integrasi Konsorsium Eropa Ketua Steve Craggs telah menggariskan tujuh perangkap utama yang dilakukan oleh perusahaan yang menggunakan sistem EAI dan menjelaskan solusi untuk masalah ini.

• Perubahan yang konstan

Sifat EAI adalah dinamis dan membutuhkan manajer proyek yang dinamis untuk mengelola pelaksanaannya.

• KekuranganahliEAI

EAI membutuhkan pengetahuan tentang banyak hal dan aspek teknis.

• standar kompetensi

Dalam bidang EAI, paradoks adalah bahwa EAI standar sendiri tidak universal

• EAIadalah suatu alat paradigma

EAI bukanlah alat, melainkan sistem dan harus dilaksanakan seperti itu.

• Membangun interface adalah seni

Rekayasa solusinya tidaklah cukup. Solusi perlu dinegosiasikan dengan pengguna untuk mencapai kesepakatan pada hasil akhir. Kurangnya kesepakatan mengenai desain antarmuka akan mengakibatkan pada upaya lebih dalam memetakan kebutuhan system yang berbeda-beda.

• Hilangnya detil

Informasi yang tidak penting pada tahap awal dapat menjadi penting kemudian.

• Akuntabilitas

Karena begitu banyak departemen memiliki kebutuhan yang banyak bertentangan, harus ada pertanggungjawaban yang jelas untuk struktur akhir sistem.

• Kebutuhan akan persyaratan

Implementasi EAI harus extensible dan modular untuk memungkinkan perubahan masa depan.

• Proteksionisme

Data yang sedang diintegrasikan pada aplikasi berasal dari berbagai departemen yang memiliki alasan teknis, budaya, dan politik untuk tidak berbagi data dengan departemen lain

Keuntungan EAI :

• Real timeakses informasiantara system
• Streamlinesproses bisnisdan membantumeningkatkanefisiensi organisasi
• Menjagaintegritas informasidi beberapa sistem
• Kemudahanpengembangan dan pemeliharaan

kekurangan EAI :

• biaya pengembangantinggi padaawalnya, khususnyauntuk usaha kecildan menengah(UKM)
• Perlucukup banyak penyesuaian desain bisnisdi masa depan, mayoritas manajer tidakmampumembayangkanatau tidakbersedia untuk berinvestasibesar pada proyekEAI. Proyek EAI biasanyamemulai dari upayapoint-to-point,sehinggamenjaditidak terkendaliketika jumlahpeningkatanaplikasi

Middleware sebagai solusi EAI

Middleware adalah perangkat lunak komputer yang menghubungkan komponen software atau aplikasi. Perangkat lunak terdiri dari satu set layanan yang memungkinkan beberapa proses berjalan pada satu atau lebih mesin untuk saling berinteraksi. Teknologi ini berkembang untuk menyediakan interoperabilitas untuk mendukung perpindahan ke arsitektur terdistribusi yang koheren, paling sering digunakan menyederhanakan dan mempermudah distribusi aplikasi. Melibatkan server web, server aplikasi, dan alat-alat serupa yang mendukung aplikasi pengembangan dan pengiriman. Middleware penting untuk teknologi informasi modern berdasarkan XML, SOAP, layanan Web, dan Service-Oriented Architecture (SOA).

Middleware berorientasi pesan (MOM)

MOM adalah infrastruktur difokuskan pada mengirim dan menerima pesan yang meningkatkan interoperabilitas, portabilitas, dan fleksibilitas aplikasi dengan memungkinkan aplikasi yang akan didistribusikan ke platform heterogen.

Kebanyakan pesan berorientasi middleware tergantung pada sistem antrian pesan, tetapi ada beberapa implementasi yang mengandalkan siaran atau sistem pesan multicast. Di bawah ini adalah dua teknologi yang berbeda untuk melaksanakan MOM.

Contoh penerapan EAI:

Tujuan dari sistem ini adalah untuk memberikan transformasi data asynchronous yang dapat dipercaya antara sistem yang ada dan sistem yang baru diimplementasikan.

Komponen EAI adalah sebagai berikut:

• Replikasi Data base
• Pemicu& Prosedurpenyimpann
• PesanPengendali
• PesanDB (XML)
• Messaging ServiceSystem yangterdiri dari:
  Pesan Produser, Pesan Konsumen, Messaging Service Provider, Pesan Antrian

Replikasi database:

Replikasi database diperlukan untuk menghindari penurunan kinerja sistem karena adanya overhead yang dihasilkan dari middleware. Sebagai hasil dari replikasi ini, sistem yang ada dapat beroperasi tanpa ketergantungan dengan sistem middleware yang menjamin layanan asynchronous messaging yang handal.

Pemicu dan Prosedur penyimpanan

Ketika transaksi terjadi dalam suatu sistem harus di refleksikan pada system baru sehingga terjadi pemicu dan memerlukan prosedur penyimpanan untuk penulisan replikasi pada DB. Modul-modul integrasi ini akan diberitahukan sebagai hasil dari sebuah proses sistem yang ada dan akan membuat pesan XML untuk disimpan dalam DB Pesan. Misalnya, penyelesaian pendaftaran Pemberi Kerja dalam sistem yang ada akan terjadi ketika semua informasi yang diperlukan tersedia dalam sistem yang ada. Proses ini akan menyebabkan memicu tabel terkait pada DB yang direplikasi untuk memanggil prosedur penyimpanan yang relevan. Prosedur penyimpanan kemudian akan mengumpulkan semua informasi yang diperlukan seperti alamat kantor, nama hukum dan perdagangan, dll dan format itu dalam bentuk XML dan akhirnya menyimpan di DB Pesan.

Sistem Layanan Pesan

Komponen ini dapat diterapkan dengan baik pada Pesan Jawa Service (JMS) atau Microsoft Message Queuing Solution untuk mengirim pesan XML antara aplikasi yang ada dan aplikasi yang baru. Ketika pesan baru muncul di Pesan DB, produser Pesan ekstrak data XML dan kirimkan ke Antrian Pesan menggunakan Penyedia Layanan Pesan melalui koneksi tersebut.

Layanan Web dan antar muka

Setelah Pesan Pelanggan berhasil menerima pesan XML, akan membuat pesan SOAP yang relevan dan memanggil layanan web untuk diproses lebih lanjut. Layanan Web di sisi lain akan memanggil antarmuka dari sistem baru untuk mengisi tabel yang relevan.

Pengontrol Pesan

Jika ada kesalahan seperti kesalahan validasi XML atau integritas DB terjadi di interface, pesan pelanggan akan menerima log dan bendera pesan korespondensi yang sesuai sebagai penangguhan didalam DB Pesan. Pada saat itu Pengontrol Pesan akan mengambil tindakan yang diperlukan untuk mengatasi masalah tersebut untuk memulai kembali pemrosesan pesan untuk menjadwalkan pesan dalam antrian.

Sekian artikel tentang Sistem E-Business Perusahaan dan Prosedur Sistem Aplikasi. Semoga bermanfaat.

Daftar Pustaka

• O’Brien, James.A. (2005). Introduction to Information System. 12^th Edition. McGraw-Hill. Singapore
• Whiteley, David. (2000). E-Commerce: Strategy, Technologies and Applications. International Edition. McGraw-Hill. Singapore
• Glover, Steven M., Liddle, Stephen W., Prowitt, Douglas F. (2003). E-Business: Principles and Strategies for Accountants. 2^nd Edition. Prentice Hall. New Jersey
• O’Brien Intoduction to Information System 15 ed, Mc Graw Hill, 2010
• Abdul kadir, pengenalan teknologi Informasi, penerbit andi, Yogyakarta, 2003
• Gordon B. Davis, introduction to computer, Mc Graw Hill