Tahap Persiapan dan Identifikasi Analisa Pemodelan Proses Bisnis

Tahap Persiapan dan Identifikasi Analisa Pemodelan Proses Bisnis - Secara umum, semua sasaran harus dikomunikasikan dengan baik dan pencapaian sasaran tersebut diumpanbalikkan kepada semua staf. Umpan balik dapat mendorong perbaikan kinerja dengan memberikan  sesuatu yang harus dicapai setiap orang.

TAHAP PERSIAPAN REKAYASA ULANG PROSES BISNIS

Kita menyebut metodologi BPR dengan rapid reengineering (rekayasa ulang cepat) atau Rapid re karena hal itu didesain untuk menghasilkan secara cepat, biasanya antara 6 bulan sampai 1 tahun. Dalam metodologi ada 5 tahapan yaitu :

• Preparation (persiapan)
• Identification (identifikasi)
• Vision (visi)
• Solution (jalan keluar)
• Transformation (perubahan)

Dalam artikel ini kita mempelajari tahapan preparation (persiapan). Dalam tahap persiapan, terdiri dari empat tugas (task), yaitu :

• Recognizing the need (memahami kebutuhan )
• Developing executive consensus (mengembangkan kesepakatan eksekutif)
• Training the reengineering team (pelatihan tim rekayasa ulang)
• Planning the change (rencana perubahan)

image source: nex-te.com

baca juga:

• Tujuan, Manfaat dan Contoh Pengembangan Produk Menurut Ahli

• Karakteristik dan Contoh Kasus Rekayasa Ulang yang Berhasil

• Pengertian dan Ruang Lingkup Proses Bisnis Menurut Para Ahli

RECOGNIZING THE NEED  (MEMAHAMI KEBUTUHAN)

Perlu memahami organisasi dan apa yang hendak dicapai pada saat ini lengkap dengan teknologi dan proses yang digunakan, serta juga menilai lingkungan kompetitif tempat organisasi beroperasi.

Kebutuhan rekayasa ulang itu selalu memahami tujuan dari pada perubahan antara lain :

• Perubahan pasar (a market change)
• Perubahan teknologi (a technologi change)
• Atau perubahan lingkungan

Ada tiga motivasi penyebab diperlukannya suatu perubahan yaitu :

1. Kondisi tidak sehat (sakit/pain) → profit menurun, pasar menciut
2. Kondisi ketakutan (fear) → kompetisi semakin tajam, perubahan pasar
3. Suatu keinginan (ambition) → perluas pasar, merambah ke pasar baru

DEVELOPING EXECUTIVE CONSENSUS (MENGEMBANGKAN KESEPAKATAN EKSEKUTIF)

Hal ini dapat dikerjakan secara resmi pada waktu-waktu tertentu pada orang perorang atau pertemuan antar group, dengan percakapan sepintas lalu, memorandum, mengirim orang atau tim pada seminar-seminar perencanaan kembali, berbicara dengan teman sejawat di perusahaan-perusahaan lain dan kepada pembimbing dengan membaca dari keseluruhan aktivitas-aktivitas lain.

TRAINING THE REENGINEERING TEAM (PELATIHAN TIM REKAYASA ULANG)

Mempelajari team untuk menjalankan misinya.
Meliputi  :

• Harapan manajemen
• Membangun kerjasama
• Pengajaran materi pendekatan
• Memilih alat-alat manual / otomatis untuk digunakan di proyek
• Mengadakan terminology biasa
• Bekerja ke semua saluran yang ditargetkan
• Menerima / memikul tanggung jawab untuk proyek.

Sebagai tambahan dari tujuan atau cita-cita bisnis, pengelola atau tim manajemen harus mengembangkan sebuah daftar dari isu/hal penting yang relevan berkaitan pada keadaan proyek.

PLANNING THE CHANGE (RENCANA PERUBAHAN)

Garis besar dari rencana perubahan berisi :

1. Tujuan

• Latar belakang permasalahan
• Isu / masalah yang ada
• Tujuan yang diharapkan
• Daerah lingkungan
• Kesepakatan team

2. Membuat rencana

• Tugas-tugas pekerjaan
• Sumber-sumber tenaga
• Penyampaian rencana
• Tanggung jawab
• Jadwal

3. Rencana manajemen

• Membuat laporan yang berkaitan dengan pekerjaaan
• Memeriksa rencana manajemen
• Membuat laporan perkembangan

4. Perubahan rencana manajemen

• Landasan dan ketertarikan organisasi
• Penyampaian rencana
• Penetapan rencana
• Rencana campurtangan/pendekatan

TAHAP IDENTIFIKASI ANALISA PROSES BISNIS

MODEL PELANGGAN

Pelanggan yang dimaksud disini ialah yang menggunakan atau memanfaatkan proses tersebut. Pelaanggan tidak hanya yang membeli barang atau jasa perusahaan (pelanggan luar), tetapi juga mereka yang memanfaatkan jasa suatu bagian tertentu dari perusahaan (pelanggan dalam).

Pelanggan dari luar berdasarkan kebutuhan dan keinginan. Rekayasa ulang bermula/dimulai dari pelanggan karena semua yang perusahaan inginkan adalah keuntungan, prestise, penghargaan kesuksesan, pengakuan dari pasar. Hal inilah yang disebut bisnis.

Pelayanan pelanggan dan kepuasan pelanggan merupakan subyek bagian luas dari daftar kebaikan yang mereka harus miliki.

MENENTUKAN KEBUTUHAN DAN KEINGINAN PELANGGAN

Team BPR dalam perusahaan harus waspada dan hati-hati dengan ‘apa yang pelanggan sampaikan’ dan ‘apa yang pelanggan pikirkan’.

Masalah yang pertama : ketika pelanggan mengatakan/menyampaikan bahwa mereka menginginkan harga murah misalnya, apakah yang mereka maksud hanya harga yang murah tanpa dikaitkan dengan kualitas dan tampilan. Marketing professional harus mengkonsultasikan dan sepakat dengan masalah ini.

Masalah yang kedua : harus mengetahui siapa pelanggan tersebut. Pelanggan grosir ataukah pelanggan perseorangan / perusahaan.

MENDEFINISIKAN DAN MENETAPKAN UKURAN

Ukuran yang diinginkan oleh pelanggan dimaksudkan bersifat variatif dan standar sesuai keinginan dan kebutuhan pelanggan. Perusahaan harus bisa flexible disesuaikan dengan kemampuan yang ada.

MENDEFINISIKAN ENTITAS

Yang dimaksud dengan entitas adalah kesepakatan kesatuan pola pikir dalam perusahaan / organisasi. Memahami dengan lebih mendalam mengenai proses yang berlaku, untuk kemudian memperbaiki secara mendasar untuk menghasilkan kinerja yang lebih baik. Hal ini merupakan alat penting yang dapat digunakan untuk tim reengineering perusahaan. Sering juga disebut sebagai pemetaan proses.

PEMETAAN PROSES DALAM REENGINEERING

1. MENGAPA DIPERLUKAN PEMETAAN

Usaha reengineering ialah usaha mengubah dalam arti memperbaiki perusahaan secara drastic dan radikal untuk meningkatkan mutu, pelayanan, produktifitas, dan keuntungan. Hal yang paling utama dalam revolusi reengineering ialah perubahan dalam proses di dalam perusahaan atau proses bisnis.

Menurut Jack I. Huffman, reengineering adalah salah satu dari empat bentuk strategi yang dapat dilakukan di dalam perusahaan. Empat strategi yang dimaksud ialah :

1. Perbaikan proses bukan karena prosesnya salah (to fix that which is not broken) → strategi perbaikan untuk mengembalikan pada desain semula.
2. Secara terus menerus memperbaiki produk, system, proses, dan aktivitas (continuous improvement strategy). Sangat cocok u/ melibatkan seluruh karyawan di perusahaan dan banyak tim.
3. Strategi yang mengakibatkan perbaikan secara drastic tetapi tidak banyak melakukan perubahan → strategi renovasi
4. Strategi yang paling dramatis, yaitu perubahan terutama dalam proses yang berlaku secara dramatis, drastic, radikal, dan total

Mengubah proses berarti mengganti proses yang sekarang menjadi proses yang baru, yang lebih baik. Jadi perlu gambaran yang lengkap mengenai keadaan proses sekarang, keadaan proses yang akan dituju, dan jalan menuju proses teersebut → diperlukan semacam road map, oleh karena itu disebut diperlukan suatu pemetaan proses (process mapping)

1. APA YANG DISEBUT PEMETAAN PROSES

Pemetaan proses adalah suatu alat manajemen yang merupakan metodologi yang sudah teruji, untuk mengenal proses yang berjalan sekarang, yang akan digunakan untuk menunjukkan jalan menuju proses baru yang dituju dalam rangka reengineering. Konsep pemetaan proses dibuat dalam bentuk diagram alur kerja dengan penjelasan dalam teks, yang memuat setiap langkah penting dalam proses bisnis.

Ada proses yang menghasilkan barang atau jasa yang langsung dapat dinikmati oleh para pelanggan → proses pelanggan. Ada proses yang berlangsung dalam suatu perusahaan yang sama sekali tidak diketahui oleh pelanggan, namun diperlukan oleh perusahaan untuk menunjang pproses pelanggan tersebut → proses administrative. Proses yang dilakukan oleh para manajer untuk mendukung proses bisnis pada umumnya → proses manajemen , mis. : target bisnis, membuat perencanaan sehari-hari, mengalokasikan sumber dana, dll.

1. VARIABEL BERDASARKAN PROSES

Hubungan antara kinerja perorangan dan kinerja perusahaan ini dapat dikenali dalam 3 variabel yang berdasarkan pada proses, yaitu :

1. Tujuan Proses

Setiap proses pelanggan dan proses administrative memberikan kontribusi pada satu atau beberapa tujuan perusahaan. Oleh karena itu, setiap proses harus diukur sesuai dengan tujuan proses tersebut.

2. Desain Proses

Desain proses dibuat untuk mencapai tujuan proses tersebut di atas. Untuk memperoleh bentuk yang cocok, perllu dibentuk tim antar fungsi yang membuat atau mengkaji hubungan antar proses dan subproses.

3. Manajemen Proses

Proses tidak berjalan dengan sendirinya atau berhasil dengan sendirinya, masih diperlukan pengelolaan yang disebut manajemen proses. Ada 4 komponen yang mempengaruhi efektifitas manajemen proses yaitu :

• Manajemen tujuan proses
• Manajemen kinerja
• Manajemen sumber daya
• Manajemen antar fungsi

KONSEP PEMETAAN PROSES

Konsep basis dari pemetaan proses dapat digambarkan secara singkat dalam butir-butir kunci sebagai berikut :

1. Mengenali suatu proses atau system dengan menciptakan ‘peta proses’ yang secara grafis menunjukkan hal-hal dan aktivitas yang dilakukan oleh orang atau mesin.
2. Membedakan antara fungsi apa yang harus dilaksanakan oleh suatu system dan bagaiamana suatu system itu disusun untuk melaksanakan fungsi terssebut.
3. Membuat struktur dari peta proses secara hirarkis denga fungsi utama di atas, dan proses selajutnya dari pada peta yang lebih terperinci. Setiap peta harus konsisten.
4. Membuat jadwal berkala untuk penelitian kembali peta proses tersebut. Ini untuk menjaga agar dan membuktikan bahwa tim yang ditunjuk melakukan usaha terbaik dalam memperbaiki proses.

Harus dibedakan antara ‘peta proses’ dan ‘pemetaan proses’
Peta proses → sekedar gambaran grafis mengenai proses
Peta proses terdiri dari :

1. Diagram grafik secara hierarkis
2. Teks yang melengkapi
3. Penjelasan istilah umum dan definisi proses, yang semuanya memiliki referensi silang satu sama lain

Pemetaan proses → terdiri dari aktivitas-aktivitas kunci

MENGIDENTIFIKASI AKTIVITAS

Kegiatan dalam mengidentifikasi aktivitas sebagian besar adalah memahami kegiatan yang memerlukan suatu perubahan. Perubahan yang berkaitan dengan pelanggan untuk mengetahui apa yang pelanggan butuhkan atau inginkan.

Kegiatan ini didata untuk mengetahui adanya penambahan keuntungan/ value, dan mereka harus melakukan dengan benar agar tercapai tujuannya. Dari semua kegiatan dipilahkan mana yang member tambahan keuntungan (proses pelanggan) dan mana yang hanya sebagai support atau administrasi internal (proses administrasi/proses manajemen).
 
MENGEMBANGKAN MODEL PROSES

Dalam metodologi Rapid.  pengembangan model proses bermaksud mewujudkan/menggambarkan apa yang mereka akan rubah. BPR mengidentifikasi variabel dari kesatuan proses yang ada dalam penggunaan kaitan proses yang saling berhubungan. Mereka fokus dari proses awal ke proses transisi/perubahan dan dalam mengerjakan kegiatan berubah dari suatu tempat/lokasi  ke tempat/lokasi  lain. Perubahan dalam proses merupakan kunci dari BPR. Hal ini berarti alat/tools, teknik dan harapan bahwa itu akan membawa perubahan pelayanan bagi pelanggan luar (external customers) dan bisa juga bagi pelanggan dalam (internal customers). Dengan kata lain pelayanan pelanggan merupakan suatu kegiatan yang diperlukan dalam pengembangan proses.

REKAYASA ULANG PROSES

Kebanyakan perusahaan melakukan rekayasa ulang (reengineering) untuk mengurangi biaya, tetapi tidak hanya itu saja alasannya. Grant Thornton mengudakan studi dan menjumpai lima alasan utama mengapa perusahaan melakukan reengineering, yaitu :

1. Mengurangi biaya 84 %
2. Meningkatkan mutu             79 %
3. Meningkatkan kecepatan (produksi) 62 %
4. Memecahkan ancaman kompetisi             50 %
5. Mengubah struktur organisasi 35 %
6. Lain-lain   9 %

Kesempatan terbesar dalam reengineering terletak pada tiga daerah berikut :

1. Reengineering proses fungsional             65 %
2. Reengineering produk 23 %
3. Reengineering secara umum 12 %

Reengineering membawa perubahan besar dalam mengoptimalkan penggunaan orang dan teknologi dalam memproduksi produk baru, dalam menyajikan layanan baru yang lebih baik, dalam memperbaiki proses sekarang, dalam memperbaiki usaha bisnis, dan dalam proses penunjang administrative.

Dr.Michael Hammer dan James Champy, mengatakan bahwa dari sekian banyak proyek reengineering yang mereka saksikan, hanya 30 % yang berhasil. Ini menandakan bahwa meskipun reengineering menjanjikan hasil  yang sangat besar, namun tidak mudah untuk melaksanakannya.

Sekian artikel tentang Tahap Persiapan dan Identifikasi Analisa Pemodelan Proses Bisnis. Semoga bermanfaat.

Daftar Pustaka

• Hollander, Anita S, Accounting, Information Technology, and Solution Bisnis, McGraw Hill 
• Charles T. horngen, Pengantar Akuntansi di Indonesia, Salemba empat, Jakarta 
• Joseph W. Wilkinson, Accounting and Information Systems, John Wiley and Sons 
• Raymond McLeod, Management Information Systems, Prentice Hall 
• Jogiyanto. HM, Pengantar Teknologi Informasi, Andi Offset, Yogyakarta 
• Jogiyanto. HM, Sistem Analis dan Desain Pendekatan Terstruktur, Teori dan Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta