Teknik Pencarian Fakta Dalam Perancangan Basis Data

Teknik Pencarian Fakta Dalam Perancangan Basis Data - Tujuan pengembangan sistem basis data berhubungan dengan masalah–masalah yang timbul dalam file basis data. Tujuan sistem basis data meliputi :

• Penyediaan sarana akses yang fleksibel.
• Pemeliharaan integritas data.
• Proteksi data dari kerusakan dan penggunaan yang ilegal.
• Penyediaan sarana untuk penggunaan bersama (hare).
• Penyediaan sarana kerelasian antar data (interelated data).
• Minimalisasi kerangkapan data (data redudancy).
• Menghilangkan ketergantungan data pada program–program aplikasi (data independence).
• Menstandarkan definisi–definisi rinci data (data item).
• Meningkatkan produktivitas personal sistem informasi.

Langkah Pengembangan Sistem Basis Data

Proyek pengembangan sistem basis data bukan hanya sekedar menyusun file–file yang diperlukan untuk disimpan sebagai basis data, tetapi juga termasuk di dalamya mengatur bagaimana agar basis data tersebut dapat dimanfaatkan secara optimal oleh pemakai untuk memenuhi kebutuhan datanya. Jadi proyek pengembangan sistem basis data meliputi pengembangan file basis data, perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware) dan menyiapkan personal–personal yang akan terlibat dalam penggunaan sistem basis data agar dapat memanfaatkan dengan baik dan benar.

image source: blog.hacerrank.com

Adapun tahap–tahap utama dalam proyek pengembangan sistem basis data dapat terdiri atas tiga atau lima tahap.

a. Pengembangan Sistem Basis Data yang terdiri 3 Tahapan

Pengembangan sistem basis data yang terdiri dari 3 tahapan adalah sebagai berikut:

1) Analisis

Tahapan analisis, meliputi beberapa langkah, yaitu :

• Menentukan masalah utama dan lingkup sistem
• Mengumpulkan fakta yang berhubungan dengan masalah
• Menganalisa fakta–fakta 
• Menentukan alternatif pemecahan yang mungkin
• Memilih alternatif pemecahan masalah
• Pembuatan studi kelayakan
• Laporan ke manajemen

2) Desain/Perancangan

Tahapan perancangan, meliputi beberapa langkah, yaitu :

a) Review kebutuhan

b) Desain umum

c) Desain terinci, meliputi :

• Desain input
• Desain proses
• Desan output
• Desain basis data
• Desain dialog

d) Laporan ke manajemen

3) Implementasi

Tahapan implemetasi, meliputi beberapa langkah, yaitu :

a) Review desain

b) Penjadwalan tugas pengembangan

c) Coding program

d) Testing program, meliputi :

• Testing modul
• Testing menyeluruh

e) Pelatihan petugas

f) Konversi sistem

g) Laporan ke manajemen

b. Pengembangan Sistem Basis Data yang terdiri 5 Tahapan

Pengembangan sistem basis data yang terdiri dari 5 tahapan adalah sebagai berikut :

1) Perencanaan
Perencanaan merupakan tahap paling awal yang memberikan pedoman dalam melakukan langkah selanjutnya. Tahap perencanaan meliputi kegiatan sebagai berikut :

• Mengenali masalah
• Menentukan masalah
• Menentukan tujuan
• Mengenali kendala
• Studi kelayakan
• Laporan ke manajemen

2) Analisis
Analisis sistem (system analysis) merupakan tahap setelah perencanaan sebelum perancangan. Analisis sistem sangat menentukan keberhasilan pengembangan sistem basis data, karena kesalahan dalam tahap ini akan mempengaruhi langkah pengembangan selanjutnya. Bagan alir sistem akan digambarkan dalam tahap ini sebagai alat komunikasi antara analis sistem dan pemakai, serta personil yang terlibat di dalam tim. Tahap analisis sistem meliputi kegiatan sebagai berikut :

• Menenentukan kebutuhan informasi
• Menentukan kriteria kinerja sistem
• Laporan ke manajemen

3) Desain/Perancangan
Tahap setelah analisis sistem adalah perancangan sistem (systems design), yaitu bagaimana membentuk sistem baru yang diinginkan. Tahap perancangan berupaya menentukan dan menggambarkan bagimana suatu sistem akan dapat menyelesaikan suatu permasalahan. Tahap perancangan sistem merupakan tahap pemasukan ide atau gagasan guna memenuhi tujuan pengembangan sistem basis data sebagai persiapan untuk rancang bangun implementasi.

Perancangan sistem dapat diartikan sebagai :

• Tahap setelah analisis sistem
• Pendefinisian kebutuhan fungsional
• Persiapan untuk rancang bangun implementasi
• Menggambarkan bagaimana suatu sistem akan dibentuk

[1] Penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

[2] Tahap yang menyangkut konfigurasi komponen perangkat lunak dan perangkat keras sistem.

Perancangan sistem meliputi kegiatan sebagai berikut :

• Menyiapkan desain terinci
• Identifikasi konfigurasi perangkat keras dan perangkat lunak
• Evaluasi konfigurasi sitem alternatif
• Memilih konfigurasi perangkat keras dan perangkat lunak terbaik
• Laporan ke manajemen

Tahap perancangan sistem dapat dikelompokkan dalam dua bagian, yaitu :

1. Perancangan sistem secara umum (general systems design) atau desain konseptuan (conceptual design) atau perancangan logika (logical design)
2. Perancangan sistem secara terinci (detailed systems design) atau perancangan sistem secara fisik (physical systems design) atau perancangan internal (internal design)

4) Implementasi
Implemenasi sistem merupakan tahap untuk merealisasikan hasil desain/perancangan sistem yang telah dilakukan sebelumnya ke dalam bentuk yang sebenarnya. Implementasi sistem meliputi kegiatan sebagai berikut :

1. Menyiapkan perangkat keras
2. Menyiapkan perangkat lunak
3. Menyiapkan basis data
4. Menyiapkan fasilitas fisik
5. Melatih pemakai
6. Laporan ke manajemen

5) Penggunaan/review/evaluasiPenggunaan/review/evaluasi merupakan tahap terakhir dalam pengembangan sistem basis data, yaitu berupa penggunaan/operasi hasil implementasi sistem. Penggunaan/ review/ evaluasi sistem meliputi kegiatan sebagai berikut :

• Operasional sistem
• Evaluasi sistem
• Memelihara sistem
• Mempertahankan kinerja sistem
• Meningkatkan kinerja sistem
• Laporan ke manajemen

3. Analisis Kelayakan Pengembangan Basis Data

Pendekatan umum yang dilakukan pada analisis kelayakan pengembangan sistem basis data (perangkat keras/lunak baru atau pengganti) adalah :

a) Kelayakan teknis (technical feasibility)
Evaluasi kelayakan teknis menilai apakah pengembangan sistem basis data dapat dikerjakan dengan teknologi yang tersedia pada organisasi ataukah perlu pengadaan baru. Dan jika perlu pengadaan baru apakah dapat diperoleh dengan mudah dan cepat.

b) Kelayakan operasional (operational feasibility)
Evaluasi kelayakan operasional menilai apakah pengembangan sistem basis data akan dapat dikerjakan/berhasil dan apakah sistem sedang atau telah dipakai.

c) Kelayakan ekonomis (economic feasibility)
Evaluasi kelayakan ekonomi menilai apakah manfaat pengembangan sistem basis data melebihi biaya–biaya yang harus dikeluarkan dan apakah sistem mampu memberikan penambahan manfaat. Perlu diperhatikan bahwa manfaat suatu sistem basis data dapat berupa manfaat yang tangible dan manfaat yang intangible.

d) Kelayakan hukum (law feasibility)
Evaluasi kelayakan hukum menilai apakah manfaat pengembangan sistem basis data layak dioperasikan tanpa bertentangan dengan batasan hukum yang berlaku. Hal ini penting, karena ada kalanya aturan–aturan atau teknologi yang digunakan dalam sistem basis data pengadaannya memerlukan pertimbangan hukum terlebih dahulu.

e) Kelayakan jadwal (schedule feasibility)
Evaluasi kelayakan jadwal menilai apakah manfaat pengembangan sistem basis data dapat dioperasikan dalam batasan waktu tertentu yang ditetapkan.

4. Perhitungan Manfaat Aplikasi Sistem Basis Data Secara Kuantitatif

Nilai sistem basis data dapat bersifat ekonomis dan non ekonomis. Manfaat ekonomis adalah manfaat yang menyebabkan perbaikan dalam penghasilkan atau memperkecil biaya. Sedangkan manfaat non ekonomis adalah berhubungan dengan mutu hidup manusia. Manfaat non ekonomis cenderung lebih sulit untuk diukur karena sangat sulit untuk memperkirakan seberapa besar angka manfaat yang berhasil diperoleh dari penerapan sistem basis data.

Dua pendekatan metoda dapat membantu dalam penghitungan ini, yaitu melalui :

1. Metoda perkiraan langsung atas nilai aplikasi sistem basis data
2. Metoda biaya kurang atau lebih dari angka tertentu yang ditetapkan sebelumnya.

Dalam kenyataannya, metoda biaya kurang dari atau lebih dari angka tertentu yang ditetapkan mampu memberikan hasil yang lebih baik daripada metoda pertama. Hal ini dikarenakan perkiraan angkanya cenderung lebih akurat. Sedangkan dalam metoda pertama cenderung sembarangan karena setiap individu yang menilai tidak mempunyai dasar yang sama yaitu tergantung dari pengalaman masing–masing pada masa lampau.

5. Analisis Biaya Manfaat Dari Alternatif Desain Sistem Basis Data
Analisis biaya/manfaat dari alternatif desain suatu sistem basis data pada umumnya dilakukan atas dasar suatu kompromi.

Beberapa masalah yang berhubungan dengan pemilihan desain sistem basis data adalah sebagai berikut :

a. Waktu tanggap
Waktu tanggap adalah waktu yang diperlukan bagi sistem basis data untuk menanggapi kebutuhan–kebutuhan informasi bagi para pemakai. Kebutuhan–kebutuhan yang dimaksud adalah meliputi kebutuhan pengolahan transaksi, peremajaan basis data, pencarian dan penampilan kembali data yang diperlukan.

b. Perincian tampilan
Kompromi dalam perincian tampilan meliputi penyajian berupa :

• Laporan tercetak di kertas atau di layar terminal 
• Laporan terperinci atau ringkasan
• Laporan yang memuat analisis mendalam untuk memperoleh perincian atau laporan teragregasi.

c. Mutu data
Pada umumnya pemakai akan lebih mementingkan mutu data yang disajikan daripada kuantitasnya. Hal ini sebenarnya cenderung merupakan kompromi saja.

Perencanaan Database
Perencanaan Database harus terintegrasi dengan strategi dari sistem informasi perusahaan.

3 Faktor utama yang harus diperhatikan dalam menentukan strategi sistem informasi :

1. Mengidentifikasi perencanaan enteprise dan tujuannya 
2. Mengevaluasi system informasi yang sedang berjalan dengan melihat dari kekuatan dan kelemahannya
3. IT yang menguntungkan

Pada perencanaan database secara jelas mendefinikan misi tujuan utama dari aplikasi database bersama dengan organisasi( Pemilik atau Direktur)

Yang menjadi pertimbangan dalam mendefinikan statement dari misi adalah:

• Apa yang harus dikerjakan
• Sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan misi
• Dana yang dibutuhkan

Definisi System
Menjelaskan ruang lingkup aplikasi database dan user utama saat ini juga yang akan datang, dengan cara meng investigasi dan melihat hubungan antar bagian dalam organisasi.

User View
Mendefinisikan kebutuhan aplikasi database dari beberapa job role (pekerjaan) seperti manajer/supervisor) atau area aplikasi enteprise (Marketing, personal, stock control)

Aplikasi data base mungkin memiliki satu atau lebih user view. Mengidentifikasi user view menajdi aspek yang penting dari pengembangan aplikasi database karena membantu untuk menjamin tidak ada user yang akan terlibat yang terlupakan.

Pengumpulan Data / Analisis
Proses pengumpulan dan analisis informasi mengenai bagian dari organisasi yang didukung aplikasi database. Dan dengan hasil informasi ini digunakan untuk mengidentifikasikan kebutuhan dari user dalam sistem database yang akan dibangun.

Banyak teknik yang digunakan untuk mendapat informasi yang disebut fact finding techniques seperti SADT (structured analysis an design techniques), DFD (data flow diagram), HIPO (hierarchical input process output)

Informasi dari setiap user terdiri dari :

• Deskripsi data yang digunakan
• Bagaimana data itu digunakan
• Permintaan tambahan untuk aplikasi database yang baru.

Informasi ini dianalisa untuk mengidentifikasi permintaan dalam aplikasi database yang baru.

Kegiatan yang dilaksanakan :

• Menentukan kelompok pemakai dan bidang aplikasinya
• Peninjauan dokumentasi yang ada
• Mengumpulkan respon user hasil kuesioner yang berisi daftar pertanyaan yang telah disebarkan.

Ada 3 pendekatan yang dapat dilakukan dalam pengumpulan data dan analisis yaitu :

1. Pendekatan terpusat / Centralized approach
Kebutuhan dari setiap user disatukan ke dalam suatu bentuk dari kebutuhan aplikasi database yang baru.

Pendekatan terpusat (one-shot) mengumpulkan permintaan dari user yang berbeda menjadi satu daftar permintaan

Gambar 2. Centralized approach

2. Pendekatan ter Integrasi
Kebutuhan dari setiap user digunakan untuk membangun model data lokal yang terpisah-pisah. Hasil dari model data tersebut disatukan menjadi global model data yang nantinya akan membentuk sustu sistem database.

Pendekatan ini digunakan karena adanya perbedaan antara user dan aplikasi yang digunakan sehingga cukup rumit. Sehingga pendekatan ini pendekatan ini membagi kedalam beberapa pekerjaan agar lebih mudah diatur

Gambar 3. Pendekatan ter Integrasi

Teknik Fact-Finding digunakan pada saat akan mendokumentasikan fakta-fakta yang penting dan perlu dalam pengembangan sistem basis data. Sehingga dapat disimpulkan bahwa Fact-Finding Technique adalah sebuah proses formal yang menggunakan teknik seperti wawancara, penyebaran angket tentang sistem, kebutuhannya dan preferen.

Kapan Menggunakan Teknik Fact-Finding?
Teknik ini digunakan disetiap tahap didalam pengembangan daurhidup sistem basis data. Termasuk didalamnya adalah pada saat penting yaitu tahap awal yang termasuk adalah tahap perencanaan, pendefinisian sistem, pengumpulan kebutuhan user dan tahap analisis.

Pelaksanaan teknik Fact-Finding sangat membantu para pengmbang sistem basis data dalam mempelajari istilah-istilah organisasi, mengidentifikasi permasalahan yang ada, melihat kesempatan, keterbatasan, serta prioritas organisasi dan pemakai sistem.

Teknik Fact-Findings
Biasanya para pengembang sistem basis data menggunakan teknik Fact-Finding ini selama mengembangkan proyek basisdata. Dibawah ini terdapat lima teknik Fact-Finding yang biasa digunakan:

• Pemeriksaan dokumentasi 
• Wawancara 
• Melakukan observasi terhadap proses yang sedang berlangsung 
• Riset 
• Penyebaran angket 

Selanjutnya akan dijelaskan masing-masing teknik diatas dan akan terlihat keuntungan serta kerugian dari masing-masing teknik.
Pemeriksaan dokumentasi

Pemeriksaan terhadap dokumen bisa terjadi dikarenakan perlunya pemahaman akan perlunya basis data bagi organisasi. Selain itu juga dapat mengidentifikasi bagian dari organisasi yang merupakan sumber atau berhubungan dengan masalah yang timbul. Dengan melakukan pemeriksaan terhadap dokumen, form, laporan atau semua berkas yang berhubungan dengan sistem yang sedang berjalan diharapkan dapat memberikan pemahaman yang singkat terhadap sistem tersebut.

Contoh dari dokumentasi yang diperiksa:

Wawancara
Teknik wawancara adalah teknik yang paling sering digunakan dalam pengumpulan fakta. Teknik yang digunakan memberikan kesempatan pada kedua pihak untuk saling melihat (face-to-face). Tujuan dari wawancara sebenarnya adalah untuk selain mencari fakta, juga dapat melakukan verifikasi, klarifikasi, membangun antusiasme user dan pelibatan user dalam melakukan user requirements, pengumpulan ide dan pendapat.

Terdapat dua teknik wawancara yaitu nonstruktur dan terstruktur. Wawancara nonstruktur dilakukan hanya apabila terdapat topic yang general yanghendak dibahas, tapi sering kali tidak berjalan dengan baik karena tidak terfokus. Wawancara terstruktur dilakukan dengan persiapan yang baik, yakni pewawancara telah mempersiapkan daftar pertanyaan yang memang berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan untuk setiap tahapan..

Melakukan observasi terhadap proses yang sedang berlangsung
Observasi terhadap proses yang sedang berlangsung didalam organisasi merupakan suatu teknik yang efektif dalam memahami sistem yang sedang berjalan. Dalam melakukan observasi pengembang dapat berpartisipasi langsung atau mungkin menyaksikan seseorang dalam melakukan tugasnya. Teknik ini akan sangat berguna sekali apabila validitas data yang dikumpulkan termasuk dalam data yang memang diminta dalam kebutuhan user dan juga dapat menjawab pertanyaan rumit yang tidak bisa dijawab langsung oleh user, melainkan hanya bias didalam dengan cara observasi langsung.

Berikut adalah keuntungan dan kerugian dari melakukan teknik observasi.

Riset
Teknik ini berguna dalam melakukan penelitian atau mencara tentang masalah yang ada pada aplikasi. Penelitian dapat dilakukan dengan cara menggunakan jurnal transaksi komputer, buku referensi dan internet (termasuk user groups dan bulletin boards). Riset atau penelitian dpat memberikan informasi tentang permasalah yang sama yang pernah dialami oleh orang lain dan apakah software yang digunakan dapat memecahkan sebagian atau beberapa atau masalah yang terjadi. Berikut adalah keuntungan dan kerugian yang didapat dari penelitian.

Penyebaran angket
Teknik ini dilakukan dengan cara melakukan survey melalui angket atau daftar pertanyaan (dengan mengisi kuesioner yang diberikan). Angket atau kuesioner adalah dokumen yang dipersiapkan untuk tujuan khusus yang berisi fakta/informasi yang dikumpulkan dari banyak orang dimana respon nya dikontrol. Terdapat dua jenis kuesioner berdasarkan pertanyaan yang diberikan yaitu kuesioner dengan format bebas (free-format questionare) dan yang dengan format tetap (fixed-format questionare).

• Free-format 

Format seperti ini menawarkan kebebasan kepada responden dalam menjawab pertanyaan.

Contoh: “jenis laporan apa yang anda dapatkan dan digunakan untuk apa?”

“apakah anda menemui masalah dalam report yang anda gunakan? Apabila ya mohon jelaskan”

Masalah yang sering ditemui dalam free-format keusioner adalah sulitnya untuk melakukan tabulasi terhadap jawaban-jawaban responden, atau bahkan sering juga jawaban yang diberikan tidak sesuai dengan pertanyaan.

• Fixed-format 

Format seperti ini mengharuskan jawaban yang spesifik dari responden. Dari pertanyaan yang diberikan responden harus memilih jawaban yang telah disediakan. Hal ini menjadikan hasilnya menjadi lebih mudah untuk dikelola dan ditabulasi. Disisi lain, para responden tidak dapat memberikan informasi tambahan yang mungkin saja berharga bagi pengembangan sistem.

Contoh: “Laporan yang anda terima sekarang sudah ideal dan tidak perlu ada perbaikan. Responden dapat memilih jawaban “Ya” atau “Tidak” atau jawabannya “Sangat Setuju”, “Setuju”, “Tidak Setuju”,”Sangat Tidak Setuju”.

Berikut adalah keuntungan dan kerugian dari teknik penyebaran kuesioner.

Sekian artikel tentang Teknik Pencarian Fakta Dalam Perancangan Basis Data.