Pengertian dan Contoh Komponen Sistem Informasi Akuntansi

Pengertian dan Contoh Komponen Sistem Informasi Akuntansi - Artikel ini membahas tentang Sistem Informasi Akuntansi dan menjelaskan dasar-dasar sistem informasi akuntansi. Melalui artikel ini diharapkan mampu memberikan contoh siklus pemrosesan transaksi.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SISTEM
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.

Elemen sistem :
Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen yang sama, tapi suatu susunan dasar adalah :Input, Transformasi, Output, Mekanisme Kontrol, Tujuan.

Jenis Sistem :

• Sistem Lingkaran Terbuka à sistem yang tidak mempunyai elemen mekanisme kontrol, dan tujuan. 
• Sistem Lingkaran Tertutup à sistem yang disertai oleh adanya elemen mekanisme kontrol dan tujuan. 

Sifat Sistem :

1. Sistem terbuka : Sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumberdaya. 
2. Sistem Tertutup : Sistem yang sama sekali tidak berhubungan dengan lingkungannya. 

Sistem Fisik : sistem yang terdiri dari sejumlah sumber daya fisik

Sistem Konseptual : sistem yang menggunakan sumberdaya konseptual (data dan informasi) untuk mewakili suatu sistem fisik.

image source: www.robertsandco-accountants.co.uk

baca juga: Pengertian dan Contoh Komponen Sistem Informasi Akuntansi

Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer

Fokus Awal Pada Data

Pada awal abad ke 20 pemakaian komputer terbatas hanya untuk aplikasi akuntansi dan digunakan nama EDP yang merupakan aplikasi sistem informasi yang paling dasar dalam setiap perusahaan. Sekarang kita menggunakan istilah Sistem Informasi Akuntansi untuk menggantikan EDP.

Fokus Baru Pada Informasi

Konsep penggunaan komputer untuk mendukung sistem informasi manajemen mulai diperkenalkan pada tahun 1964 oleh para pembuat komputer. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.

Fokus Revisi Pada Pendukung Keputusan

Sementara SIM terus berkembang dalam menghadapi kelemahan-kelemahannya, muncul pendekatan baru dengan nama DSS, yaitu sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer.

Fokus Sekarang Pada Komunikasi

Penerapan OA (Office Automation) untuk memudahkan komunikasi dan peningkatan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor lainnya melalui penggunaan alat-alat elektronik.

Fokus Potensial Pada Konsultasi

Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan Kecerdasan Buatan (AI) bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia.

Definisi Sistem Informasi Akuntansi :

Suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.

Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi yang membedakannya dengan subsistem CBIS lainnya :

1. Sistem Informasi Akuntansi melakasanakan tugas yang diperlukan 
2. Berpegang pada prosedur yang relatif standar 
3. Menangani data rinci 
4. Berfokus historis 
5. Menyediakan informasi pemecahan minimal 

Perbedaan Sistem Informasi Akuntansi dan SIM :

• Sistem Informasi Akuntansi mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan sedang 
• SIM mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informasi 

2 komponen Sistem Informasi Akuntansi

• Spesialis Informasi 
• Akuntan 

Contoh Sistem Informasi Akuntansi sebagai pusat informasi perusahaan :

Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut

Bagian Sistem Informasi Akuntansi memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian Sistem Informasi Akuntansi untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran.

Selanjutnya kedua bagian akan merundingkan hasil analisa tersebut untuk dicari keputusan yang sesuai.

Dari contoh diatas dapat ditemukan 2 aspek yang berhubungan dengan sistem bisnis modern yaitu : 

1. Pentingnya komunikasi antar departemen/subsystem yang mengarah untuk tercapainya suatu keputusan. 
2. Peranan Sistem Informasi Akuntansi dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan. 

Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Akuntansi dibedakan menjadi 2, yaitu :

• informasi akuntansi keuangan, Informasi yang berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern. 
• informasi Akuntansi Manajemen, informasi yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. 

Didalam Akuntansi Manajemen terdapat dua komponen yang digunakan bagi perencanaan dan pengendalian perusahaan, yaitu :

1. Sistem Akuntansi Biaya 
2. Sistem Budgeting 

Sistem Akuntansi Biaya
Digunakan untuk membantu manajemen dalam perencanaan dan pengawasan dari aktivitas pengadaan, proses distribusi dan penjualan

Budgeting
adalah proyeksi keuangan perusahaan untuk masa depan yang bermanfaat untuk menolong manajer dalam perencanaan dan pengawasan

Unsur-unsur yang dapat mempengaruhi penerapan Sistem Informasi Akuntansi dalam perusahaan :

1. Analisa Perilaku 
2. Metode kuantitatif 
3. Komputer 

Analisa Perilaku

Setiap sistem yang tertuangkan dalam kertas tidak akan efektif dalam penerapannya kecuali seorang akuntan dapat mengetahui kebutuhan akan orang-orang yang terlibat dalam sistem tersebut.

Akuntan tidak harus menjadi seorang psikolog, tapi cukup untuk mengerti bagaimana memotivasi orang-orang untuk mengarah kepada kinerja perusahaan yang positif.

Selain itu juga seorang akuntan harus menyadari bahwa setiap orang mempunyai persepsi yang berbeda-beda dalam menerima suatu informasi, sehingga informasi yang akan diberikan dapat didesain dan dikomunikasikan sesuai dengan perilaku (behavior) para pengambil keputusan.

Metode Kuantitatif

Dalam menyusun informasi, seorang akuntan harus menggunakan metode ini untuk meningkatkan efektifitas dan nilai dari informasi tersebut.

Komputer

Pada beberapa perusahaan, komputer telah digunakan untuk menggantikan pekerjaan rutin seorang akuntan, sehingga memberikan waktu yang lebih banyak kepada akuntan untuk dapat terlibat dalam proses pengambilan keputusan.

Organisasi Jasa Informasi

Jasa Informasi adalah area fungsional utama perusahaan. Para Spesialis Informasi diorganisasikan didalam jasa informasi dapat berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lain.

Rantai Komunikasi Tradisional :

Struktur Organisasi Fungsional Jasa Informasi :

Model Sistem Informasi Sumber Daya Informasi

Pengertian :
Sistem yang menyediakan informasi mengenai sumber daya informasi perusahaan kepada para pemakai diseluruh perusahaan.

Subsistem Input :

1. Sistem Informasi Akuntansi ; mengumpulkan data internal yang menjelaskan unit jasa informasi dan data lingkungan yang menjelaskan transaksi unit tersebut dengan para pemasoknya. 
2. Subsistem Riset Sumber Daya Informasi ; menjelaskan kegiatan yang terdiri dari proyek-proyek riset didalam perusahaan yang selanjutnya menentukan kebutuhan user dan kepuasan user. 
3. Subsistem Intelijen Sumber Daya Informasi ; menjelaskan fungsi yang berhubungan dengan pengumpulan informasi dan elemen-elemen di lingkungan perusahaan khususnya elemen-elemen yang berinteraksi dengan jasa informasi. 

Elemen-elemen ini meliputi :

• Pemerintah. 
• Pemasok. 
• Serikat Pekerja. 
• Masyarakat Global. 
• Pelanggan. 
• Pesaing. 
• Masyarakat Keuangan. 
• Pemegang Saham. 

Subsistem Output :

1. Subsistem Perangkat Keras ; menyiapkan output informasi yang menjelaskan sumber daya perangkat keras. Perangkat Lunak yang digunakan dalam subsistem ini dapat berupa query language, pembuatan laporan dan model matematika. 
2. Subsistem Perangkat Lunak ; menyiapkan output informasi yang menjelaskan sumber daya perangkat lunak. Output informasi terutama berbentuk jawaban atas database query dan laporan periodik. 
3. Subsistem Sumber Daya Manusia ; menyediakan informasi tentang para spesialis informasi perusahaan. 
4. Subsistem Data dan Informasi ; menyiapkan output yang menjelaskan sumber daya data dan informasi yang berada di database pusat. 
5. Subsistem Sumber Daya Terintegrasi ; menyatukan informasi yang menjelaskan sumber daya hardware, software, SDM serta data dan informasi. 

Mencapai Kualitas Manajemen Jasa Informasi

Konsep TQM (Total Quality Management) sering diasosiasikan dengen proses manufaktur. Namun dasar yang sama dapat diterapkan pada produk dan jasa apapun termasuk yang ditawarkan oleh IS.

IS melakukan 6 tahap untuk mencapai manajemen kualitas :

Keamanan Sistem

Keamanan Sistem mengacu pada perlindungan terhadap semua sumber daya informasi perusahaan dari ancaman oleh pihak-pihak yang tidak berwenang.

Tujuan-tujuan Keamanan ; dimaksudkan untuk mencapai 3 tujuan utama , yaitu :

1. Kerahasiaan, perusahaan berusaha melindungi data dan informasi dari orang-orang yang tidak berhak. 
2. Ketersediaan, tujuan CBIS adalah menyediakan data dan informasi bagi mereka yang berwenang untuk menggunakannya. 
3. Integritas, semua subsistem CBIS harus menyediakan gambaran akurat dari sistem fisik yang diwakilinya. 

Pengendalian Akses ; dicapai melalui suatu proses 3 langkah, yang mencakup :

1. Indentifikasi User. 
2. Pembuktian Keaslian User. 
3. Otorisasi User. 

Strategi Pengulangan Biaya Manajemen Informasi

Strategi yang paling banyak dimanfaatkan adalah :

1. Strategi Konsolidasi, dapat diikuti dengan mengurangi jumlah lokasi sumber daya informasi yang terpisah. Alasannya adalah sejumlah kecil pemusatan sumber daya yang besar dapat beroperasi lebih efisien dari pada banyak pemusatan sumber daya yang kecil. 
2. Downsizing, adalah transfer berbagai aplikasi berbasis komputer perusahaan dari konfigurasi peralatan besar, seperti mainframe ke platform yang lebih kecil seperti komputer mini. Dalam beberapa kasus, platform yang lebih kecil tetap berada dalam IS, dan dalam kasus lain ditempatkan di area pemakai. Pemindahan ke sistem yang kurang mahal tetapi penuh daya ini disebut Smartsizing. Keuntungan downsizing : sistem yang user friendly. 
3. Outsourcing, ukuran pemotongan biaya yang dapat berdampak lebih besar bagi IS dari pada downsizing adalah outsourcing. Outsourcing adalah mengkontrakkan keluar semua atau sebagian operasi komputer perusahaan kepada organisasi jasa di luar perusahaan. 

Jasa-jasa yang ditawarkan Outsourcers mencakup :

• Entry data dan pengolahan sederhana. 
• Kontrak pemrograman. 
• Manajemen fasilitas, operasi lengkap dari suatu pusat komputer. 
• Integrasi sistem, adalah kinerja semua tugas-tugas siklus hidup pengembangan sistem. 
• Dukungan operasi untuk pemeliharaan, pelayanana atau pemulihan dari bencana. 

Strategi CIO Proaktif

CIO dapat menghadapi tantangan langsung dan menyediakan dukungan informasi berkualitas dengan mengikuti suatu strategi yang terdiri dari elemen-elemen :

1. Menekankan manajemen kualitas dari sumber daya informasi dengan mengidentifikasi kualitas kebutuhan dari pelanggan informasi eksternal dan internal. 
2. Mencapai ikatan pemakai yang kuat dengan memastikan bahwa tujuan IS sesuai dengan tujuan pemakai dan memastikan bahwa aplikasi bernilai strategis bagi perusahaan mendapatkan dukungan kualitas tertinggi serta menekankan pengembangan aplikasi bersama. 
3. Memperkuat ikatan eksekutif dengan menjadi pakar dalam bisnis perusahaan dan menyediakan dukungan informasi perusahaan bagi eksekutif perusahaan. 
4. Menyusun tim IS yang memiliki kemampuan teknis dan manajerial yang diperlukan untuk mengintegrasikan sumber daya informasi. 
5. Menyusun staf IS yang kompeten dalam teknologi dan metodologi yang canggih untuk menyediakan dukungan user. 
6. Membangun sistem informasi pelayanan informasi yang memungkinkan CIO dan manajemen IS mengelola sumber daya informasi dalam lingkungan perusahaan. 

Sekian artikel tentang Pengertian dan Contoh Komponen Sistem Informasi Akuntansi. Semoga bermanfaat.

Daftar Pustaka

• Hollander, Anita S, Accounting, Information Technology, and Solution Bisnis, McGraw Hill 
• Charles T. horngen, Pengantar Akuntansi di Indonesia, Salemba empat, Jakarta 
• Joseph W. Wilkinson, Accounting and Information Systems, John Wiley and Sons 
• Raymond McLeod, Management Information Systems, Prentice Hall 
• Jogiyanto. HM, Pengantar Teknologi Informasi, Andi Offset, Yogyakarta 
• Jogiyanto. HM, Sistem Analis dan Desain Pendekatan Terstruktur, Teori dan Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta 
• Jogiyanto. HM, Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer, Andi Offset, Yogyakarta 
• Dadan Umar Daihani, Komputerisasi pengambilan keputusan, Elex Media Komputindo, Jakarta